Använd ett bokföringsprogram

Något som underlättar arbetet med löpande bokföring märkbart är att använda ett bokföringsprogram. Det finns många olika programvaror och leverantörer att välja bland. Bokföringsprogram finns både som kostnadsfria varianter och som programvara man betalar en summa för. Vanligt är att man betalar en summa per månad för att använda programmet. 

Om man inte har så många transaktioner kan man ofta klara sig bra med ett kostnadsfritt bokföringsprogram. Har man däremot en större omsättning, eller om man funderar på att expandera verksamheten och exempelvis har många kunder i andra länder eller på något annat sätt har mer krävande verksamhet, kan det vara bättre att investera ett månatligt belopp på ett kostnadsbelagt bokföringsprogram. Något man ska tänka på när man väljer bokföringsprogram är att om man köper ett sådant så får man ofta också tillgång till en kundtjänst. De som arbetar på supporten är experter på den specifika programvaran och kan därmed ge svar på frågor som rör hur bokföringen ska föras in i programmet. Det är inte riktigt lika vanligt att kostnadsfria bokföringsprogram har en gratis support.

När man väljer bokföringsprogram ska man fundera över:

• Onlinebaserat eller nedladdningsbar programvara
  Det finns många bokföringsprogram som är online. Det betyder att man kan göra bokföringen var man än är, antingen på kontoret, hemma eller på affärsresa. Det enda man behöver är en dator eller mobiltelefon med internetuppkoppling. En stor fördel med sådan här programvara är att man inte riskerar att förlora sin bokföring om hårddisken skulle gå sönder eller om datorn blir stulen. Alla ens uppgifter lagras också på säkra servrar.

• Integrering av bokföringsprogrammet med företagets bankkonton
  I en del bokföringsprogram kan man integrera hela programvaran med företagets konton. Om man gör det så kommer bokföringsprogrammet registrera alla ingående och utgående transaktioner på kontot. Det man behöver göra för att bokföra händelserna är att godkänna dem och se så att de kategoriseras rätt. 
  Som du säkert kan räkna ut är det här någonting som sparar stora mängder tid. Möjligheten att integrera programmet med konton och därmed skapa flera automatiserade processer är därför absolut någonting man ska överväga när man letar efter ett passande bokföringsprogram.

• Rapporter och underlag
  I en del bokföringsprogram kan man skapa automatiska rapporter, exempelvis för momsredovisningen eller för deklarationen. Att välja ett bokföringsprogram som automatiskt tar fram rapporter man kan behöva för olika ändamål kommer bespara en tid. 

• Lönehantering
  Har du anställda? Leta då efter ett bokföringsprogram som har integrerad lönehantering och som låter dig skapa och skicka lönebesked till dina anställda direkt i programvaran. På så sätt har du allting sparat på en och samma plats för bokföringen.

• Fakturering
  Har du ett separat fakturaprogram eller vill du kunna skapa och skicka fakturor i bokföringsprogrammet? En stor fördel med att göra det direkt i programmet är att verifikationerna kan sparas per automatik, och att man dessutom kan föra in fakturorna i bokföringen mycket enklare.
  I vissa bokföringsprogram kan du till och med skicka fakturan direkt till kunden, exempelvis via mail. I andra program får du spara ner fakturan och sedan skicka den till kunden på det sätt som ni har kommit överens om. Ju mer automatiserade processer du kan få till i bokföringsprogrammet desto enklare kommer bokföringen vara. Det gäller inte bara fakturering utan alla delar som har med bokföringen att göra. 

Bokföringsmetoder i enskild firma

Det finns två olika bokföringsmetoder man kan använda sig av i en enskild firma. Den huvudsakliga metoden man använder för bokföring kallas för fakturametoden. Den andra metoden kallas för kontantmetoden. Den sistnämnda, alltså kontantmetoden, kan företag som har en omsättning på som mest tre miljoner kronor använda sig av. Många mindre enskilda firmor väljer att använda sig av kontantmetoden för den är mindre omfattande än vad fakturametoden är. Den största fördelen med fakturametoden är istället att man har en mycket bättre insyn i vilken ställning företaget har under givna tidpunkter och datum under räkenskapsårets gång. 

Fakturametoden innebär att man bokför sina fakturor när de är utställda eller när företaget tar emot dem från en leverantör. När fakturan sedan blir betald av kunden som man skickat den till eller när företaget betalar en faktura man har fått, så gör man ytterligare en bokföring av den fakturan. Med andra ord kommer varje faktura bokföras två gånger. 

Om man bokför enligt kontantmetoden så bokför man alla fakturor en enda gång. Då bokför man dem antingen när kunden betalar, eller när man betalar en faktura man har fått. Det är alltså lite mindre omfattande att bokföra enligt kontantmetoden.

Löpande bokföring – ett arbete som pågår hela året

Den löpande bokföringen är någonting som pågår under hela året. Det är inte bara för att man ska ha en bättre översikt över ställningen i företaget som man gör det, utan det krävs faktiskt också enligt lagen. Alla affärshändelser ska bokföras skyndsamt, och om det gäller kontanta in- eller utbetalningar ska de föras in i den löpande bokföringen senast nästkommande vardag. Man underlättar för sig själv som företagare om man har ett bra system för hur man gör sin bokföring. Det kan exempelvis handla om att man avsätter någon timme varje vecka på en bestämd veckodag för att upprätta bokföringen. Om man har det som system för sig själv så blir bokföringen en självklar del man kan ta med i planeringen av sin tid. 

Mycket av bokföringen handlar om att skapa rutiner och system för sig själv. Det gäller inte bara när man gör själva bokföringen utan också för hur man sparar verifikationer. I grund och botten så gör man bokföringen enkel genom att planera den, och också genom att avsätta tid för den på regelbunden basis. Det kanske inte är det mest roliga man gör som företagare, men det är nödvändigt. Ju bättre man planerar arbetet med redovisningen, desto snabbare kommer det också gå att göra den och det kommer också vara mycket enklare om man har en struktur för arbetet.

Sortera verifikationer i datumordning

Alla affärshändelser som man för in i bokföringen ska ha en verifikation. Det ska vara någon form av dokument som styrker att ett inköp eller en betalning har gjorts. Det kan till exempelvis handla om en faktura eller ett kvitto. Man ska sortera alla verifikationer i datumordning. Beroende på vilken slags bokföringsmetod man använder sig av kan man sortera dem på två olika sätt.

Om man använder den huvudsakliga metoden, alltså fakturametoden, så behöver man ha två olika slags sorteringssystem för alla verifikationer. Först ska man sortera alla inkomna och skickade fakturor på en plats när man skickat dem eller tagit emot dem. De ska sorteras i datumordning. När en faktura sedan betalas eller blir betald, och man alltså gör en ny bokföring av samma faktura, så ska man flytta över den verifikationen till en annan plats. Har man sina fakturor fysiskt så är det att rekommendera att man har två pärmar. Om man sparar sina verifikationer digitalt kan man istället använda sig av två mappar antingen i datorn eller i bokföringsprogrammet. Huvudsaken är att man vet var verifikationerna ligger och vad det betyder att de finns i en viss mapp.

Om man bokför enligt kontantmetoden så räcker det med att ha en mapp där man sparar alla verifikationer. Även de ska sparas i datumordning så att man enkelt kan koppla dem samman med rätt post i bokföringen.

Planera hela årets redovisning

När ett nytt räkenskapsår inleds ska man som företagare ta tid och planera hela årets redovisning. Redovisning är inte bara den löpande bokföringen, utan den är endast en del av hela redovisningen. Den löpande bokföringen ska ju skötas kontinuerligt under året som vi varit inne på. Men, det finns också andra saker man måste känna till som företagare. Det kan exempelvis gälla momsredovisning och periodiska sammanställningar. 

Ett tips för att göra det överskådligt är att i början av räkenskapsåret faktiskt sätta sig ner och planera för allt som måste göras gällande redovisningen under det kommande året. Då är risken mindre för att man glömmer bort någonting eller missar ett slutdatum. Lämnar man in vissa rapporter för sent kan man bli tvungen att betala förseningsavgifter, så därför är det viktigt att veta vad som ska göras när.

Bokföra själv eller anlita en redovisningskonsult?

Om man vill göra bokföringen så enkel som det bara är möjligt finns det en enkel lösning. Det är att inte göra den själv utan att anlita en redovisningskonsult som sköter hela bokföringen åt en. Man kan anlita en redovisningskonsult för att göra hela redovisningen, det vill säga allt från löpande bokföring till momsrapportering, deklarationer och bokslut. Det går också att anlita en redovisningskonsult bara för vissa delar av arbetet, exempelvis den löpande bokföringen. Vad man vill ha hjälp med kan man alltså avgöra själv, och därefter letar man efter en redovisningskonsult som kan ta hand om de delarna av arbetet åt en. 

När man anlitar en redovisningskonsult får man betala en viss kostnad för dennes tjänster. Redovisningskonsulter kan debitera olika mycket så därför gör man rätt i att ta kontakt med flera byråer eller konsulter för att begära prisuppgifter. När man ska välja vem man vill samarbeta med kan det vara lönt att fundera över om det är så att ens företag skulle vara förtjänt av att anlita en som kan den specifika branschen som företaget verkar inom. Sådana redovisningskonsulter kan ha expertiskompetens och känna till branschspecifika regler och avdrag man kan ha rätt att göra.

Bokföringen regleras i bokföringslagen

Oavsett hur man upprättar sin bokföring, i ett betalprogram, ett gratisprogram eller för hand så måste innehållet i den följa bokföringslagen. I den lagen framgår det bland annat när olika affärshändelser måste föras in i den löpande bokföringen, och även hur man ska upprätta den. Tänk på att tidigare års redovisningar ska sparas, arkiveras, i sju år. När man har deklarerat kan man inte göra sig av med bokföringen utan den ska alltså arkiveras på ett säkert sätt i åtminstone sju år.

Man underlättar väldigt mycket för sig själv som företagare genom att välja ett bra bokföringsprogram för redovisningen. Genom ett bra program är det enkelt att följa hur företaget utvecklas och man har aktuell insyn i vilka skulder och tillgångar man har. 

Gratis bokföringsprogram vs att betala för bokföringsprogram

Förr i tiden upprättade man bokföringen för hand. Man hade vanligen en kassabok där man skrev ner både intäkter och utgifter man hade i verksamheten. I dagsläget är det mer ovanligt än vanligt att man gör bokföringen för hand, och det beror i mångt och mycket på att det numera finns så många programvaror som tillåter automatiserade processer och en ökad tillgänglighet. Det man då står inför som företagare är att välja vilket bokföringsprogram man ska använda sig av. Det finns väldigt många att välja mellan, och de har alla styrkor och svagheter. 

Det finns bokföringsprogram som är kostnadsfria och det finns också bokföringsprogram som kostar en slant. För att man ska kunna utröna vilket alternativ som är bäst lämpat behöver man bekanta sig med olika programvaror eftersom det kan finnas stora skillnader. I vår guide kommer vi gå in på de mest generella skillnaderna mellan betalprogram och gratisprogram för bokföringen. Vi vill däremot påminna om att det kan finnas program inom båda kategorierna som inte faller innanför ramarna för det vi presenterar som de typiska funktionerna för de olika typerna av program. Det gäller alltså att själv läsa på och bekanta sig med funktionerna och att avväga vad man har behov av. 

Gratis bokföringsprogram

Ett gratis bokföringsprogram ger ofta företaget tillgång till basfunktioner. Det kan till exempel handla om att man för in sina utgifter och när man får betalt för en faktura, att man kan datera de händelserna och även göra anteckningar i bokföringen så att man enkelt kan hitta rätt verifikation för affärshändelsen. Gratis bokföringsprogram passar ofta bra för det mindre företaget som inte har så många affärshändelser. 

Det finns gratis bokföringsprogram med olika slags funktioner och för att hitta ett som är lämpligt gäller det att man bekantar sig med flera olika innan man bestämmer sig för vilket man slutligen ska använda sig av. Det man ska vara uppmärksam på är vilka slags transaktioner man kan föra in, hur många automatiserade processer programmet tillåter och om det är enkelt att få en översikt av bokföringen och företagets ställning. 

Fördelarna med att använda sig av ett gratisprogram är att de inte belastar företagets ekonomi. De är ofta enkelt uppbyggda vilket innebär att det brukar vara lätt att lära sig hur de fungerar och hur man ska använda sig av dem. Ett nystartat företag som har en verksamhet i liten skala klarar sig ofta utmärkt med ett gratisprogram åtminstone till en början. Det är när företaget växer som ett betalprogram kan vara bättre, eftersom de ofta innehåller flera funktioner och möjlighet till automatiserade processer. Nackdelen med att välja ett gratisprogram är att det inte alltid finns en support man kan ta kontakt med om man har frågor, och att det inte finns någon garanti för att alla affärshändelser kan bokföras i programvaran. 

Bokföringsprogram som kostar

Om man väljer att betala för ett bokföringsprogram så kan man dra av den kostnaden i bokföringen som en utgift för företaget. I regel är de största fördelarna med bokföringsprogram som kostar att de ofta är helt webbaserade och har ett komplett utbud av funktioner. Det går alltså att komma åt bokföringen var man än är eftersom informationen lagras i molnet. 

Program man betalar för brukar man också kunna integrera med företagets bankkonton så att transaktioner automatiskt förs över till bokföringen vilket sparar tid. När man betalar för ett bokföringsprogram får man dessutom i regel alltid tillgång till en kundtjänst som kan hjälpa en om man behöver stöd kring hur man använder programvaran. Dessutom innehåller dylika bokföringsprogram alla de funktioner som behövs för att man ska kunna upprätta bokföringen, oavsett hurudana transaktioner företaget har. 

Nackdelarna med betalda bokföringsprogram är i sin tur att de belastar företagets ekonomi. Har man ett mindre företag med liten omsättning kan kostnaden bli märkbar, medan det för större företag inte är en lika stor utgift. Eftersom de här programmen oftast har många olika funktioner kan de också vara lite knepigare att lära sig, speciellt om man är ny som företagare och nybörjare på bokföring. 

Pris för ett bokföringsprogram

Bokföringsprogram som kostar finns i varierande prisklasser. Det finns också olika slags betalningsmodeller som erbjuds av leverantörerna. En del leverantörer debiterar en fast års- eller månadsavgift, medan andra debiterar en viss kostnad per affärshändelse. Allra vanligast är ändå att man får ett fast pris för bokföringsprogrammet. Jämför gärna flera bokföringsprogram med varandra för att hitta ett som du tycker ger valuta för de pengar du betalar, om det är så att företaget väljer att köpa ett bokföringsprogram.

Webbaserade bokföringsprogram i både gratis- och betalversion

Något som är värt att veta när man letar efter ett bokföringsprogram är att webbaserade sådana finns både som gratisversioner och betalversioner. Det brukar i regel vara absolut enklast att välja ett bokföringsprogram som man kan använda via nätet. Anledningarna till det är flera. Att använda ett bokföringsprogram online innebär att alla verifikationer och bokföringsposter finns lagrade på säkra servrar på nätet. Skulle det vara så att datorn går sönder eller om man av någon annan anledning förlorar bokföringen kan man komma åt den via andra enheter. Det är kort och gott mer tryggt att välja att spara sin bokföring i molnet. 

Man brukar dessutom kunna spara digitala kopior på alla kvitton och övriga verifikationer i bokföringsprogram online. Det innebär att det inte krävs någon pärm fysiskt på kontoret eller att man behöver ha något annat slags arkiv för verifikationerna. De finns på samma plats som bokföringen vilket gör det mycket smidigare att hitta rätt kvitto när det behövs. 

Tips för att företaget ska hitta rätt bokföringsprogram

Ibland kan det vara svårt att veta vilket bokföringsprogram som är det allra bästa, speciellt om man precis har startat verksamheten och inte vet sedan tidigare vilka slags funktioner man behöver för att upprätta bokföringen utan att det tar för lång tid. Det finns ett par saker man kan göra och tänka på för att hitta det bästa bokföringsprogrammet för sitt företag. 

1. Använd gratisperioder
   Det är bra att prova olika bokföringsprogram. Om man funderar på att köpa ett bokföringsprogram brukar man ibland bli erbjuden en kostnadsfri provperiod. Genom att testa en sådan får man en känsla för om programmet är enkelt att använda och stämmer överens med de önskemål man har. Man kan självklart också testa kostnadsfria bokföringsprogram för att få en känsla av strukturen och innehållet i dem. 
   En sak att däremot hålla i åtanke är att om man testar många olika program innan man bestämmer vilket man ska använda sig av så kan det vara knepigt att föra över bokföringen till det nya systemet. Det kommer ta tid. Därför kan det vara smart att avsätta några dagar på att bekanta sig med flera program parallellt så att man därefter kan påbörja bokföringen i ett och samma program när man väl har bestämt sig. 

2. Integration med företagets konton
   Om man kan integrera bokföringsprogrammet direkt med den bank företaget använder kan en del transaktioner föras över automatiskt till bokföringsprogrammet. Innan man bestämmer vilket bokföringsprogram man vill ha ska man därför bestämma om det är en funktion man vill ha eller inte. Om man vill ha det så är det flertalet bokföringsprogram som inte längre är aktuella alternativ, och då kan man sålla bort dem utan att testa dem.

3. Lagring av verifikationer
   Överväg om företaget vill kunna lagra alla verifikationer i bokföringsprogrammet. Sådana program är ofta överskådliga och försnabbar såväl den löpande bokföringen som årsredovisningen och bokslutet. Alla bokföringsprogram stödjer inte lagring av verifikationer, så om man vill ha ett sådant kan man välja bort vissa programvaror direkt. 

Vad är bokföring?

Bokföring innebär att man registrerar utgående och ingående transaktioner i företaget. Det är inte bara för att bokföringslagen säger att man måste bokföra alla affärshändelser man ska ha en bokföring. Den ger nämligen också företaget en chans att få en överblick över kapitalet och därmed kan man också planera verksamheten på ett ekonomiskt klokt sätt. 

Den bokföring man gör är också det som ligger till grund för deklarationen och bokslutet. Bokföringen är en viktig del av verksamheten och de ingående och utgående transaktionerna kommer ligga som grund för vilken skatt företaget ska betala, eller få tillbaka. I ett bokföringsprogram, oavsett om det är ett gratis sådant eller ett man betalar för, kan man göra sin grundbokföring. 

Vad innebär grundbokföring?

När man skickar en faktura, betalar en faktura, betalar in arbetsgivaravgifter eller betalar ut lön till anställda ska allt detta föras in i bokföringen. Det finns i huvudsak två olika metoder man kan bokföra enligt. Den ena metoden kallas för faktureringsmetoden och den andra för kontantmetoden. 

Om man bokför enligt faktureringsmetoden, som är huvudsaklig metod för den löpande bokföringen, så bokför man både inkommande och utgående fakturor på det datum de är utställda eller har kommit in till företaget. Man bokför beloppen antingen som en leverantörsskuld eller som en kundfordran, och i samband med detta gör man också momsredovisning. Sedan gör man ytterligare en post i bokföringen när fakturan antingen betalas eller när man får betalt. Om man använder faktureringsmetoden så får man en mycket tydlig insyn i den löpande ställningen företaget har under året än om man bokför enligt kontantmetoden. 

Mindre företag kan välja att bokföra enligt kontantmetoden. Det är en metod som framförallt är vanlig att använda sig av om man har en enskild firma med en mindre omsättning än tre miljoner. Använder man den här metoden behöver man bara bokföra varje faktura en gång. Den förs in i bokföringen antingen när den betalas eller när man får betalt. Mer information om de olika metoderna finns att läsa sig till hos verksamt.se. 

Med grundbokföring menas att man bokför alla transaktioner enligt de datum när affärshändelserna har inträffat. Om man använder ett bra bokföringsprogram kommer programvaran automatiskt sortera transaktionerna så att de hamnar på rätt konto. Betalar man exempelvis ut löner eller ersättning till anställda så registreras sådana affärshändelser på lönekontot, medan kassakontot blir aktuellt om man gör ett eget uttag från företagets konton. 

Använda bokföringsprogram eller anlita redovisningshjälp?

Alla företag behöver inte ha ett bokföringsprogram, även om de allra flesta har det. Det går nämligen att låta någon annan ta hand om den löpande bokföringen och i sådana fall är det inte alltid nödvändigt att ha ett bokföringsprogram själv. Många företagare väljer att anlita en redovisningskonsult för att upprätta bokföringen eftersom det sparar mycket värdefull tid som man istället kan avsätta på att arbeta med, förbättra och utveckla verksamheten. 

Om man väljer att anlita en redovisningskonsult kan denne ta hand om hela redovisningen, inklusive den löpande bokföringen, eller också kan man göra delar av den själv. Om det är så att man vill göra vissa saker som rör bokföringen själv är det bäst att använda samma bokföringsprogram som redovisningskonsulten använder för att man ska kunna föra över information på ett smidigt sätt och så att all information finns lagrad på ett och samma ställe. Det går också att ge företagets inloggningsuppgifter till redovisningskonsulten, så att denne använder samma konto som man själv gör.

Betala eller välja ett gratis bokföringsprogram – sammanfattning

Nu har du förhoppningsvis lärt dig lite mera om bokföringsprogram och vad de vanligen innehåller. Om vi då tittar på hur gratis bokföringsprogram står sig mot sådana program som kostar så kan man dra slutsatsen att de ofta är enklare och att de inte nödvändigtvis innehåller samma funktioner som ett betalprogram. 

Nystartade och små företag som vill hålla nere kostnaderna för redovisning kan med fördel börja med att använda ett gratisprogram. Något man behöver vara medveten om ifall man inte vet hur en bokföring ska upprättas är att man sällan kan ta kontakt med en kundtjänst för att få hjälp med bokföringens affärshändelser. Man behöver alltså ha en viss kunskap själv om vilka krav det finns på en bokföring. 

I gratis bokföringsprogram finns de grundläggande funktionerna. Ibland kan de gå att köpa till tilläggsfunktioner mot en mindre kostnad. Det brukar dock gå att kostnadsfritt registrera inköp och fakturor utan problem. Det går däremot inte alltid att spara verifikationer direkt i programmet och koppla dem till en bokföringspost. I vissa bokföringsprogram kan man också skapa fakturor som ska skickas till kunderna för att automatisera hela ekonomiflödet. Det är en funktion som är vanligare i bokföringsprogram man betalar för.

Fortnox

Fortnox är en större aktör och de erbjuder bokföringsprogram på olika nivåer. De olika nivåerna kommer med varierande produktinnehåll. Syftet med de tjänster Fortnox har är att göra företagandet enkelt. I alla deras bokföringspaket ingår automatiserade och smarta lösningar som gör bokföringen mer effektiv. Leverantörsfakturor och kvitton hanteras digitalt och programvaran ger förslag på hur de ska föras in i bokföringen. Fortnox går att koppla till alla de största bankerna i Sverige och därför kan man också hantera betalningar i programvaran. 

Företag som vill byta från ett nuvarande bokföringsprogram till Fortnox får hjälp med hela flytten och överföring av den befintliga bokföringen. Deras tjänster är 100 % digitala och således molnbaserade, så bokföringen är i trygga händer och går att komma åt var man än är. Som kund hos Fortnox har man alltid tillgång till fri support. 

Visma eEkonomi

De som använder sig av Visma eEkonomi har tillgång till kostnadsfri support via telefon och chatt. Deras bokföringssystem är säkerhetsklassat i enlighet med ISO 27001 så all data företaget för in i programmet är i tryggt förvar. Bokföringssystemet är ett säkert alternativ oavsett företagets verksamhetsområde. Programvaran har också stöd för GDPR.

De olika tjänsterna och programvaran som Visma eEkonomi erbjuder gör fakturering och bokföring mycket lättare. Programvaran har funktioner som gör det möjligt att skicka rapporter per automatik till myndigheter. Det går också att använda sig av digital fakturering och att integrera programvaran med företagets bankkonton. 

En stor fördel med programvaran är att den lär sig hur kunderna vill ha sina fakturor och skickar dem antingen som pdf, e-fakturor, brev eller via Kivra. När du får fakturor från en leverantör kan de tolkas av programvaran och som företagare är det enda du behöver göra att godkänna fakturor som inkommer. 

Bokio

Bokio har alla slags funktioner du behöver för att åstadkomma en automatiserad bokföring och bokslut. Det går att skapa och skicka fakturor i programvaran. Fakturorna kan man välja en egen layout för och via programvaran kan man sända fakturan till kundens mailadress. Betalningar som sker till företaget bokförs med ett enkelt klick och programvaran stödjer RUT- och ROT-avdrag samt fakturaköp. 

Det går att hantera utlägg och löner med Bokio. Om man använder programvaran för lönehantering finns det alltid aktuella skattetabeller och regler. Det går att skapa lönespecifikationer i programmet och skicka dem till de anställda och arbetsgivardeklarationen tar programmet fram per automatik. Det enda man behöver göra är att ladda ner den och därefter skicka in den till Skatteverket. 

Acconomy

Acconomy har skapat bokföringstjänster som har som syfte att bokföringen ska vara smidig och enkel att göra. Bokföringsprogrammet kommer även med ett faktureringsprogram i vilket man kan skapa fakturor som har företagets logga. När fakturan är skapad är det enkelt att skicka den till kunden, varpå den skickade fakturan automatiskt blir bokförd. 

Acconomy har bokföringsprogram som passar oavsett vilken bolagsform man har. De har bokföringsprogram för enskilda firmor, aktiebolag, kommanditbolag och handelsbolag. Grundtanken bakom verksamheten och programmen är att förenkla allt som har med bokföringen att göra. Bolaget har även en tjänst som innebär att man kan sälja sina fakturor för att få snabbare betalt. 

Att bli kund hos Acconomy är enkelt. Det enda man behöver göra är att identifiera sig med mobilt bankID och skapa ett konto. När man har ett konto kan man importera tidigare data och skapa en automatisk bokföring. Acconomys bokföringsprogram är onlinebaserade och kunder har tillgång till support via telefon och mail 24/7.

Speedlegder

Speedledgers bokföringsprogram har höga kundbetyg. Bokföringen sker digitalt och mycket sker genom automatiserade processer när programmet kan kopplas ihop med bankkonton. Om man väljer att använda sig av Speedledger har man alltid tillgång till en kundtjänst som gärna hjälper till med bokföringen och förklarar hur programmet kan användas på bästa möjliga sätt. 

Ordinarie pris för att använda Speedledgers bokföringsprogram är 189 kronor i månaden (frånpris). Det går även att köpa till faktureringsprogram för 69 kronor i månaden (frånpris). När man köper bokföringsprogrammet har man ett obegränsat antal användare. I bokföringsprogrammet ingår följande:

• Balansrapportering
• Koppling till bankkonton
• Autokontering
• Budget
• Dagskassa
• Insikter
• Rapporter över resultat
• Kostnadsställe och projekt
• Egna utlägg
• Huvudbok
• Momsrapportering
• Lista över saldon
• Backups
• Lista över verifikationer

Autokonteringen är den allra största fördelen med bokföringsprogrammet från Speedledger. Den funktionen gör att alla affärshändelser visas antingen när de har skett eller kommer att ske, och det enda man måste göra för att bokföra de händelserna är att godkänna dem. Eftersom Speedledger stödjer de flesta storbankerna i Sverige behöver man som näringsidkare inte göra bokföringen manuellt. Programvaran hämtar per automatik in affärshändelser till bokföringen. 

BL Bokföring

Björn Lundén Bokföring har ett av marknadens mest effektiva, enkla och tidssparande bokföringsprogram. Programvaran innehåller många funktioner som gör att tidsmängden man behöver avsätta för att bokföra blir betydligt mycket mindre. Det finns även konteringsguider i programmet som gör att man som företagare kan bokföra snabbt utan att man behöver komma ihåg eller känna till debet, kredit eller kontonummer.

En användare per företag kostar 129 kronor i månaden. Vill man ha flera användare kostar det 59 kronor mer per månad och användare. BL Bokföring kan kopplas samman och integreras med andra program och system, vilket innebär att sådan information man tidigare behövt föra in manuellt kan sparas per automatik. Det går att lägga upp så kallad automatkontering så att återkommande transaktioner registreras automatiskt. 

Bokföringsprogrammet hos BL Bokföring har också andra fördelar:

• Budgetfunktion
  Programvarans budgetfunktion är flexibel. Man kan antingen välja att utgå från den budget man gjort, från det verkliga utfallet, från resultatet under tidigare år eller från de månadsbelopp man registrerat manuellt. 

• Kostnadsställen
  Det går att addera kostnadsställen till bokföringen för att kunna dela upp den på olika grenar, avdelningar eller funktioner i verksamheten.

• Rapporter
  Programvaran skapar bland annat bokföringsrapporter såsom huvudbok, momsrapporter, balansrapporter och dagböcker.

INBooks

Att göra sin bokföring med INBooks är väldigt enkelt och de som väljer att använda det här bokföringsprogrammet kommer få tid och pengar över som går att spendera på andra saker. I programmet går det att hantera fakturor, inköp och bankkonton. Man ges även en tydlig insyn i skatter och moms. Att använda bokföringsprogrammet kostar 139 kronor per månad. Det går också att köpa till andra smarta funktioner som gör det ännu enklare att upprätta bokföringen. 

För 139 kronor per månad ingår följande:

• Möjlighet att dela redovisningen med andra
• En funktion som låter dig skapa och skicka fakturor
• Grafik över företagets ställning
• Registrering av kvitton och inköp
• Utbetalningar och inbetalningar
• Rapporter
• ROT och RUT
• Support

De tjänster som kan köpas till är:

• Extra användare för 39 kronor per månad
• Digitala fakturor via Kivra för 5 kronor per faktura
• Pappersfaktura i färg för 10 kronor per faktura

En stor fördel med det här programmet är att det går att skicka in kvitton för utlägg i mobilen. Det gör man genom att fotografera kvittot, och därefter kan man bokföra den affärshändelsen i appen. 

Kapitas

Målet med bokföringsprogrammet från Kapitas är att vara Sveriges bästa kostnadsfria program för föreningar och småföretag. Det går att bokföra online och genom programvaran får man en väldigt bra översikt över hur ekonomin ser ut i verksamheten. Affärssystemet är enkelt, automatiserat och intuitivt för att man som näringsidkare ska få tid över till annat. Data som används och förs över krypteras för att det ska kännas tryggt att använda programmet. Kapitas har också en support som finns till för att svara både på stora och små frågor som rör bokföringen. Kostnadsfri support ingår för alla som är pluskunder. 

24SevenOffice

24SevenOffice har ett enkelt bokföringsprogram som finns att använda på nätet. Programmet är helt onlinebaserat och det gör det möjligt att automatisera processer som rör bokföringen. Alla slags företag kan använda 24SevenOffice. 

I det här bokföringsprogrammet går det att spara alla ingående verifikationer, så kallad fakturamottagning. De verifikationer som kommer in kan man också kategorisera så att de automatiskt skickas vidare till rätt person inom verksamheten för attestering. Attestering kan man både göra i sin mobil och i datorn. 

Med 24SevenOffice blir alla utbetalningar och inbetalningar avstämda med banken per automatik. Ifall det är någon transaktion som inte stämmer överens med kontouppgifterna får man som företagare en lista man kontrollerar manuellt. Att använda det här bokföringsprogrammet kostar 150 kronor i månaden per användare. I tjänsten ingår följande:

• Bokföring
• Fakturering
• Integrering med bankkonton
• Lönehantering
• Projekt
• CRM
• Artikelregister
• Resor och utlägg
• Körjournal
• Mobilapp
• Lagring av filer
• Kostnadsfri support via chatt, mail och telefon

Hogia Small Office

Småföretag som vill ha ett praktiskt ekonomiprogram kan ha glädje av Hogia Small Office. Företaget har en mycket bra support och kundtjänst som finns tillgänglig för att svara på både stora och små frågor som rör redovisningen. Bokföringsprogrammet är digitalt och det gör att allt arbete är enkelt att göra var man än befinner sig. Utöver detta så erbjuds man som kund också hjälp som är anpassad efter ens specifika bransch. 

Hogia hjälper företag att ingå avtal om samarbeten med andra partners för att på det sättet kunna erbjuda alla företagare helhetslösningar. Bolaget är specialister inom flertalet områden och kan därför bidra till att en perfekt lösning för den enskilda kunden tas fram. 

Vem måste skicka in en delårsrapport?

Alla företag behöver inte upprätta och skicka in delårsrapporter. De företag som dock alltid måste göra det är följande:

• Finansiella holdingföretag som huvudsakligen eller helt förvaltar andelar i ett dotterföretag – om dotterföretaget är ett försäkringsföretag, värdepappersföretag eller ett kreditinstitut.
• Kreditmarknadsföretag
• Banker
• Hypoteksinstitut
• Börsbolag med skuldebrev eller andelar på en reglerad marknad, auktoriserad marknadsplats eller börs
• Värdepappersbolag

Observera att det är upp till varje enskilt företag att bedöma om bolaget enligt lagen ska skicka in en delårsrapport. Något som är viktigt att känna till är att en VD eller styrelsen kan bli ålagd att betala vite om det är så att man ska skicka in en delårsrapport men inte har gjort det. 

Vad är en delårsrapport?

En delårsrapport består av flera delar. Den ska innehålla en resultaträkning och balansräkning i sammandrag, samt noter och annan delårsinformation. När man upprättar resultat- och balansräkningen ska man använda åtminstone samma delsummeringar och rubriker som man redovisat i föregående års årsredovisning. Man ska dessutom följa samma principer gällande värdering och redovisning som när man upprättade årsredovisningen. 

Det spelar inte någon roll hur lång period man täcker in i delårsrapporten, den ska alltid innehålla samma information. Många företag gör delårsrapporter kvartalsvis. Därför kallas de ofta också för kvartalsrapporter. 

För att förtydliga innehållet i delårsrapporten ytterligare sammanställer vi vad den ska innehålla i en punktlista.

• Ett sammandrag av balansräkningen med minst de rubriker samt delsummeringar som företaget redovisat i den senaste årsredovisningen
• Ett sammandrag av resultaträkningen med minst de rubriker samt delsummeringar som företaget redovisat i den senaste årsredovisningen
• Noter som informerar om det inträffat väsentliga förändringar i belopp under rapportperioden. 
• Delårsinformation, det vill säga information om speciella händelser som haft en stor betydelse för att den som läser rapporten ska kunna förstå hur företagets ställning har utvecklats och vilka resultat som man nått. Delårsinformationen ska dessutom innehålla en beskrivning av sådana risker som kan vara väsentliga att nämna om man tänker på framtiden.

Sist och slutligen ska det också finnas jämförande uppgifter. De jämförande uppgifterna i en delårsrapport ska bestå av den aktuella rapportperioden, ställt mot samma period föregående räkenskapsår. Om man gör delårsrapport för en koncerns moderföretag ska man både inkludera moderföretagets och koncernens uppgifter i delårsrapporten. Vad gäller de begrepp man använder så ska man så långt det bara är möjligt använda samma termer som man gjorde i föregående års årsredovisning. 

Vad är en balansräkning?

Balansräkningen är en av de allra viktigaste rapporterna ett företag upprättar. I den här kalkylen visar man vilka tillgångar bolaget har och även hur de har blivit finansierade. Många upplever att balansräkningen är krångligare att upprätta än vad resultaträkningen är. Men, det är inte så svårt som man kanske kan tro. En balansräkning handlar om att man beskriver vilka tillgångar företag har, och hur stor andel av dem som är finansierade med eget eller annat kapital. Annat kapital kan exempelvis vara lån. I en balansräkning ska man ha med information om skulder, eget kapital och tillgångar. 

Syftet med balansräkningen är att den ska balansera debetsidan och kreditsidan, alltså att tillgångarna ska vara lika stora som det egna kapitalet och skulderna. Om det är så att man gör en balansräkning och den inte är i balans är det något som är fel i bokföringen. Då behöver man gå tillbaka och kontrollera vad det är som inte stämmer överens med verkligheten.

Vad är en resultaträkning?

Resultaträkningen och balansräkningen är den del av bokslutet som blir en sammanställning av intäkter, kostnader, tillgångar och skulder från redovisningen. Resultaträkningen i en delårsrapport består av periodens kostnader, periodens intäkter och periodens resultat. 

Som namnet antyder visar en resultaträkning det resultat verksamheten har åstadkommit under den period man sammanställer i delårsrapporten. Utöver att rapporten ska visa själva resultatet ska den också visa hur man kommit fram till det. Det visar man genom att specificera både intäkter och kostnader. Resultatet kan vara negativt (en förlust), positivt (en vinst) eller ett nollresultat.

Tips – basera rapporten på årsbokslutet

Ett tips när du ska upprätta delårsrapporten är att basera den på årsbokslutet. Det finns stora fördelar med att göra det eftersom du kommer ha nytta av hur du tidigare utformat årsbokslutet utseendemässigt, både vad gäller balans- och resultaträkning. Om du använder ett redovisningsprogram brukar du kunna inhämta den information du behöver direkt i programmet. Det du behöver tänka på då är att det kan hända att de belopp som hämtas in är från en föregående tidsperiod eller räkenskapsår, du behöver alltså uppdatera informationen så att siffrorna stämmer. 

Ett annat tips är att använda dig av samma delårsrapport för samma period, men från föregående räkenskapsår. Om du gör det så kommer du ha korrekta jämförande siffror, eftersom delårsrapporten också ska ha med sådana uppgifter. 

Vanliga frågor om delårsrapporter

Att ha funderingar om delårsrapporter är inte ovanligt. Här nedanför listar vi några av de vanligaste frågorna och ger även svar på dem.

När ska en delårsrapport lämnas in?

En delårsrapport ska skickas in inom två månader efter det att den period som man rapporterar kring har tagit slut. Rapporten ska skickas in som en bestyrkt kopia. 

Hur ofta ska en delårsrapport lämnas in?

Börsbolag som ska göra en delårsrapport ska inkludera de första sex månaderna av räkenskapsåret i delårsrapporten. Det kallas också för en halvårsrapport. 

Alla andra företag som ska skicka in delårsrapporter, såsom banker, värdepappersbolag, hypoteksinstitut och kreditmarknadsinstitut ska lämna in delårsrapporten åtminstone en gång under ett räkenskap, om det är så att räkenskapsåret omfattar över 10 månader. Sådana företag ska inkludera information från räkenskapsårets början, och informationen får omfatta högst ⅔ av räkenskapsåret och minst hälften av det.

Måste man skriva under delårsrapporten?

Om man gör en delårsrapport för ett börsbolag ska alla som sitter i styrelsen skriva under delårsrapporten. Även den verkställande direktören ska skriva under. Det som gäller för övriga företag är att någon underskrift inte behövs. 

Behöver företaget upprätta en delårsrapport?
Som näringsidkare måste man själv avgöra om det är så att bolaget ska upprätta en delårsrapport eller inte. Använd vår guide för att se vilka företag det är som behöver göra en delårsrapport. De allra flesta bolagen behöver inte göra det enligt lag, åtminstone om man ser till enskilda firmor och aktiebolag. 

Vad händer om vi inte skickar in en delårsrapport?

Om ett företag som är skyldigt att skicka in en delårsrapport inte gör det i tid, eller om man struntar i att göra det, så kan det hända att Bolagsverket beslutar om att företaget ska betala vite. Därför är det viktigt att man har koll på vilka tidsgränser som gäller och att man vet ifall man behöver skicka in en delårsrapport eller inte.

Ytterligare information om delårsrapporter

Om du vill veta mer om delårsrapporter har Finansinspektionen tydliga föreskrifter bland annat för försäkringsföretag och för banker, värdepappersbolag och kreditmarknadsföretag. Även hos Skatteverket finns det bra information som gäller den här typen av rapporter.

Innehållet i en förvaltningsberättelse

En förvaltningsberättelse behöver innehålla vissa uppgifter. De punkter vi listar nedan är alla sådana som man ska inkludera i berättelsen.

• Kommunen i vilken företaget har sitt säte
• Verksamhetsområdet företaget är aktivt inom
• Beskrivning av viktiga händelser under året
• En översikt som ger en rättvis bild av företagets ställning, verksamhet och resultat
• Information om sådant som inte redovisas i företagets balansräkning
• Information om sådant som inte redovisas i företagets resultaträkning
• Information om sådant som inte redovisas i noterna
• Det förslag styrelsen ger om hur en vinst eller förlust ska hanteras
• Information om det finns förändringar i företagets egna kapital
• Vilka förväntningar företaget har på den framtida utvecklingen

När man beskriver viktiga händelser ska man inte göra det med siffror. Det går att även ha siffror med, men man får inte endast beskriva de viktiga händelserna så utan man ska också göra det med ord. Den information man ska ta med som inte redovisas i noterna, balans- eller resultaträkningen ska vara sådan som är viktig för att man ska kunna bedöma vilken ställning och vilka resultat företaget har uppnått. Det är information man behöver ha med om det är så att den finns, men om den inte finns behöver man inte lämna en kommentar om det.

Förutom de punkter vi nämnt här ovan så kan det finnas andra krav på vad som ska finnas med i förvaltningsberättelsen. Olika regler gäller för olika typer av företag. För att vara säker på att man får med allt som ska vara med behöver man kontrollera vad som gäller för företaget hos Bokföringsnämnden. Det som skiljer sig åt i kraven beror på om man gör en årsredovisning enligt K2 eller K3. 

Bolag som följer regelverket K2

Samtliga krav som gäller för en årsredovisning som följer regelverket K2 finns hos Bokföringsnämnden. I deras guider finns all information om förvaltningsberättelsens innehåll. Det som gäller att veta är att det kan finnas särskilda krav för aktiebolag, och andra krav som gäller för exempelvis stiftelser, ideella och ekonomiska föreningar. 

Bolag som följer regelverket K3

Även bolag som gör årsredovisning enligt K3 kan hitta samtliga krav hos Bokföringsnämnden. Något man måste inkludera i förvaltningsberättelsen om man redovisar enligt K3 är bland annat en analys av eventuella risker som företaget står inför. 

Större företag ska inkludera hållbarhetsuppgifter

Företag som är större ska ha med en beskrivning av hur företaget arbetar med hållbarhet i förvaltningsberättelsen. Vissa företag ska också skriva en hållbarhetsrapport. Om man ska göra det behöver man inte redovisa samma uppgifter i förvaltningsberättelsen. Syftet med att ge en beskrivning av hållbarhetsuppgifterna är att den som läser årsredovisningen ska få en förståelse för vilka effekter företagets verksamhet har på miljön. Man ska också få en bild av om bolaget arbetar med respekt för mänskliga rättigheter och om företaget aktivt arbetar för att motverka korruption. 

Företag som inte haft verksamhet under räkenskapsåret

Om det är så att företaget inte har haft någon verksamhet under det gångna räkenskapsåret så ska man ge en förklaring till det i förvaltningsberättelsen och hänvisa till att det är orsaken till att man inte kan inkludera alla de uppgifter som normalt sett behöver finnas med. 

Årsredovisningens alla delar och bilagor

En årsredovisning ska innehålla flera saker förutom en förvaltningsberättelse. Alla årsredovisningar ska innehålla:

• Balansräkning
• Resultaträkning
• Noter
• Underskrifter
  

Den årsredovisning man skickar in till Bolagsverket bör vara en kopia. Man ska också skicka med ett fastställelseintyg. Det intyget ska vara ett original. Man brukar rekommendera att fastställelseintyget ska stå som en förstasida i årsredovisningen. 

Särskilda bilagor för en del aktiebolag

Förutom alla de delarna som vi nämnde ovan, som en årsredovisning ska innehålla, så behöver vissa aktiebolag bifoga särskilda bilagor. De bilagor som ska skickas in, och vilka företag som ska göra det är följande:

• Företag som har en revisor ska skicka in en revisionsberättelse
• En del större företag ska skicka in en hållbarhetsrapport
• Moderföretag i stora koncerner ska skicka in en koncernredovisning
• Större företag ska skicka in en kassaflödesanalys
• Företag på en reglerad marknad ska skicka in en bolagsstyrningsrapport
• En del större företag ska skicka in delårsrapporter

Företag som är i likvidation

De regler som finns om årsredovisningar gäller också för företag som är i likvidation. På årsstämman ska årsredovisningen presenteras och därefter ska den skickas in till Bolagsverket. Om företag i likvidation inte skickar in årsredovisningen i tid kan företaget åläggas att betala en förseningsavgift, precis på samma sätt som alla andra företag kan bli skyldiga att betala en sådan.

Det finns ändå undantag som gäller för företag i likvidation vad gäller de uppgifter som ska finnas i årsredovisningen. Andra redovisningsprinciper ska dessutom användas. 

Ett företag i likvidation behöver inte inkludera ett förslag på om hur en förlust eller vinst ska fördelas i årsredovisningen. Vissa noter är inte heller nödvändigt att inkludera, exempelvis antalet anställda i medeltal. Alla undantag som gäller listas i aktiebolagslagens 25 kapitel, §37. 

Företag i fusion

Det överlåtande bolaget, dotterbolaget, behöver inte lämna in en årsredovisning gällande det förkortade räkenskapsåret vid en fusion. Moderföretaget ska istället uppge en del uppgifter om sådana företag som förvärvats i samband med fusionen. De uppgifterna ska ges i den första årsredovisningen efter fusionsdagen. Uppgifterna lämnas som noter och ska innehålla:

• Organisationsnummer och företagsnamn
• Datum för fusionen
• Vilket belopp det överlåtande företagets rörelseresultat och nettoomsättning som ingår i det företag som förvärvat företagen har med i resultaträkningen. Beloppet som anges ska syfta till tiden innan fusionen registreras. 
• Vilken del av det överlåtande företagets rörelseresultat och nettoomsättning som inte redovisats i resultaträkningen för det övertagande företaget.
• Det överlåtande företagets skulder, tillgångar och obeskattade reserver. Storleken på dessa ska man ange utifrån hur de såg ut precis innan överföringen gjordes. Uppgifterna redovisas som en sammandragen balansräkning.
  

Tänk på att Bolagsverket behöver ha gett tillstånd till fusionen och dessutom registrerat den. Man kan inte ange en fusionsdag innan Bolagsverket har beviljat tillstånd.

Vad är ett större och mindre företag?

Eftersom det finns olika krav på förvaltningsberättelsen och årsredovisningen som helhet beroende på om företaget är att räkna som större eller mindre är det relevant att reda ut de begreppen. Alla företag som inte lever upp till kriterierna för att vara ett större räknas per automatik som ett mindre. 

För att ett företag ska räknas som större så ska samma kriterier av de tre nedanstående vara uppfyllda båda de två senaste räkenskapsåren. Ett företag räknas som större om två eller tre av kriterierna kan bockas av.

• Företaget har över 50 anställda i medeltal båda räkenskapsåren
• Företaget har mera än 40 miljoner kronor i sin balansräkning båda räkenskapsåren
• Företaget har mera än 80 miljoner kronor i sin nettoomsättning båda räkenskapsåren

Det finns också vissa företag som alltid kommer räknas som större sådana, oavsett hur stora de är. De företag som alltid är större är värdepappersbolag, försäkringsföretag, kreditinstitut och bolag som har andelar, skuldebrev eller teckningsoptioner på en auktoriserad marknadsplats, en börs eller annan reglerad marknad.

Digital inlämning av årsredovisningen med tillhörande förvaltningsberättelse

Det allra enklaste alternativet för att lämna in årsredovisningen till Bolagsverket är att göra det digitalt. För att man ska kunna skicka in årsredovisningen digitalt behöver man använda en programvara som stödjer det. Man kan skicka in årsredovisningen när årsstämman har fastställt balans- och resultaträkningen.

När årsredovisningen är inlämnad får du en kvittens i Bolagsverkets e-tjänst och om årsredovisningen är komplett så kommer den registreras. Behöver någonting kompletteras blir företaget meddelat om det.

Det här är en momsdeklaration

Momsdeklarationen är det som ligger till grund för beräkningar om du ska betala in eller få tillbaka moms. I momsdeklarationen ska du lämna in uppgifter som handlar om din försäljning, moms på det du har sålt (utgående moms) och moms på det du har köpt till företaget (ingående moms). Det är skillnaden mellan ingående och utgående moms som avgör om du ska få tillbaka pengar eller betala in mer moms. 

Lämna in momsdeklarationen i tid

Alla företag har olika redovisningsperioder vad gäller moms. Du kan kontrollera vilken du själv har hos Skatteverket. Det är viktigt att du lämnar in momsdeklarationen i tid, i enlighet med det som gäller för just ditt företag. Du kan lämna in momsdeklarationen digitalt. Det är det allra enklaste alternativet. Det går också att göra det på papper men det innebär att det kommer krävas lite mer tid av dig att fylla i alla fält.

Fel i en inlämnad momsdeklaration

Om du har skickat in en momsdeklaration och märker att något har blivit fel ska du göra en helt ny deklaration. Det går alltså inte att rätta den gamla momsdeklarationen, utan du ska göra en ny, från första början. Det enklaste sättet att göra det är att logga in på Skatteverket.

Periodisk sammanställning

Om det är så att du har ett företag som har sålt och köpt varor eller tjänster av företag inom EU ska du oftast inte ta ut någon moms. Men, du måste ändå redovisa verksamheten. Det gör du i en periodisk sammanställning. Det går att lämna in den periodiska sammanställningen digitalt. De uppgifter som anges i den periodiska sammanställningen måste stämma överens med de uppgifter du anger i momsdeklarationen.

Om du fyllt i en periodisk sammanställning fel

Du kan rätta din periodiska sammanställning via e-tjänsten “Periodisk sammanställning för moms”. För att göra en rättelse, när du märker att du har gjort något fel, ska du skicka in en ny sammanställning som gäller för samma period. Skicka in den nya sammanställningen så fort som möjligt. 

Ibland upptäcker Skatteverket felaktigheter och då kommer de skicka en förfrågan till dig om de uppgifter som inte är korrekta. Du besvarar de frågorna i e-tjänsten. 

Om du ska betala moms

Om du ska betala in moms kan du använda dig av e-tjänsten Skattekonto för att få en sammanställning av vilket belopp det är du ska betala in. Du kan använda dig av den flik som heter “Betalningsuträkning” för att få reda på vad du ska betala. Om du deklarerar momsen på pappersblankett behöver du räkna ihop summan moms som ska betalas in själv. 

Den moms du ska betala måste finnas tillgänglig på Skatteverkets konto senast den dag när du ska lämna in momsdeklarationen. Betalning sker till Skatteverkets bankgiro, 5050-1055. Det går också att betala med ett inbetalningskort. För att betalningen ska styras rätt behöver du ange rätt OCR-nummer.

Om du ska få tillbaka moms

Om du ska få tillbaka moms kommer pengarna föras över till ditt skattekonto. Du ser saldot på ditt skattekonto när du är inloggad på Skatteverkets hemsida. Önskar du få beloppet utbetalat behöver du uppge ett kontonummer som pengarna ska betalas ut till. Det går också att fylla i pappersblanketten “Skatteåterbetalning till bankkonto”. Utbetalningen brukar ske inom ett par dagar. 

Redovisning av moms enligt särskilda ordningar – OSS

Sedan sommaren 2021 finns det nya regelverk som gör att flera företag som säljer tjänster eller varor till icke beskattningsbara personer, alltså till exempel privatpersoner, kan bli tvungna att momsregistrera sig i köparens land. Det kräver en större mängd administration av företag och för att underlätta har man gjort det möjligt att betala och redovisa moms genom särskilda ordningar. Du kan läsa mer om detta på Skatteverket.se.

I korthet innebär de särskilda ordningarna att ett företag kan använda OSS, en e-tjänst där man kan redovisa och betala moms. 

Tips inför momsdeklarationen

Det finns ett par saker att ha i åtanke när du ska upprätta din momsdeklaration. Först och främst behöver du kontrollera så att de uppgifter du använder är korrekta. Ibland kan det hända att en faktura från ett tidigare år kommer med av misstag. Gå alltså igenom alla fakturor du använder som grund för deklarationen så att de säkert gäller det aktuella räkenskapsåret.

Ett bra tips är att skriva ut en momsdeklarationsblankett och använda den för att ringa in de fält som du ska fylla i. Du behöver inte deklarera på papper, men du kommer få en tydligare överblick av vilka fält som gäller för ditt företag genom att ha en blankett där du gör markeringar. Att faktiskt ha en fysisk blankett framför dig kommer också göra det enklare att förstå hur deklarationen är uppbyggd. En del blir avskräckta första gången man ser en momsdeklaration, men den är logiskt uppbyggd och följer ett särskilt mönster så att det ska vara lätt att förstå hur den ska fyllas i. 

Vanliga frågor om moms och momsdeklaration

Vissa frågor som rör momsdeklarationen är mer frekvent ställda än andra. Vi har sammanställt svar på några av de absolut vanligaste frågorna som företagare har gällande den. 

Kan man lämna in momsdeklarationen senare om man inte hinner i tid?

Om det är så att du inte kan lämna in din momsdeklaration i rätt tid kan det hända att du blir tvungen att betala en förseningsavgift. Den ligger på 625 kronor. Det är endast i vissa fall det går att få anstånd med deklarationen. Om man får det så behöver man inte betala någon förseningsavgift. En företagare måste skicka in en skriftlig ansökan där hen ber om anstånd. Giltiga orsaker kan bland annat vara att man är sjukskriven eller att man har drabbats av ett datafel som är av en så pass allvarlig grad att det inte går att göra deklarationen.

Går det att ändra hur ofta en momsdeklaration ska lämnas in?

Det går att ansöka om en ändring av momsregistreringen ifall man vill lämna in en momsdeklaration antingen oftare eller mer sällan än man gör i dagsläget. Vilka möjligheter man har beror på hur stor omsättning företaget har. Det som gäller är det som listas i tabellen nedan.

Vilka momssatser gäller?

I de allra flesta fallen är momssatsen 25 %. Det finns ändå undantag på både tjänster och varor som har andra momssatser än så. Du som företagare ska alltid kontrollera vilken momssats som gäller för verksamheten eftersom det är den du ska addera när du skickar fakturor till kunder. Du kan kontrollera vilka momssatser som gäller för olika tjänster och varor hos Skatteverket. Där finns också information om vilka undantag det finns, det vill säga sådana branscher, tjänster eller varor som har andra momssatser än 25 %.

Vad är en bokföringsbyrå?

En bokföringsbyrå är ett företag som erbjuder tjänster inom redovisning till andra företag. Redovisning omfattar flera områden, och det är alltså de sakerna som en bokföringsbyrå kan hjälpa till med. En bokföringsbyrå kan också kallas för redovisningsbyrå. Oavsett vilket begrepp man använder är tjänsterna likvärdiga. 

Ibland händer det att man blandar ihop en bokförings- eller redovisningsbyrå med en revisionsbyrå. Det är inte riktigt eftersom de här företagen gör helt olika saker. Visserligen arbetar båda med tjänster inom ekonomi, men syftet med uppdragen är olika. En bokföringsbyrå har till uppgift att ta hand om det praktiska och löpande arbetet med redovisningen medan en revisionsbyrå i sin tur granskar redovisningen. 

Vad gör en redovisningsbyrå?

På en redovisningsbyrå erbjuder man som nämnt tjänster inom just redovisning. Eftersom redovisning är ett stort begrepp kommer vi gå närmare in på olika tjänster som en bokföringsbyrå, eller redovisningsbyrå, kan ha. Några av de uppgifter man kan anlita en bokföringsbyrå för är bland annat:

• Löpande bokföring
• Lönehantering
• Bokslut
• Årsredovisning
• Fakturor
• Deklarationer
• Momsregistrering

När ett företag anlitar en bokföringsbyrå kan man komma överens sinsemellan om vilka uppgifter byrån ska göra. En del företag föredrar att göra en del saker själva, medan andra vill överlåta allt som rör redovisningen till en annan aktör. Om bokföringsbyrån gör hela redovisningen å företagets vägnar är det också de som kommer spara alla dokument som är nödvändiga och föra in det som behövs i rätt ekonomisystem. Ofta använder man numera ett digitalt bokföringsprogram eftersom det är betydligt mycket mer praktiskt än att ha allting till pappers. Det blir också lättare för företaget i fråga att kontrollera bokföringen när den finns digitalt.

Vad är en auktoriserad bokföringsbyrå?

De som arbetar på en bokföringsbyrå är redovisningskonsulter. En redovisningskonsult är en person som har tillräckligt mycket kunskap inom området för att utföra de uppgifter som ingår i redovisning. En redovisningskonsult kan vara auktoriserad. Att välja en auktoriserad redovisningsbyrå är alltid en trygghet eftersom det är en garanti för att de som gör redovisningen faktiskt har rätt kompetens för arbetet. 

Det finns två branschorganisationer i Sverige som kan auktorisera redovisningskonsulter. De organisationerna heter Srf och FAR. Om de personer som arbetar på en bokförings- eller redovisningsbyrå är auktoriserade så blir även företaget auktoriserat. På en auktoriserad bokföringsbyrå arbetar således redovisningskonsulter som är auktoriserade. För att få bli auktoriserad behöver en redovisningskonsult både ha erfarenhet och utbildning. 

Det finns också bokföringsbyråer som inte är auktoriserade. Att en byrå inte har en auktorisation innebär inte automatiskt att den är dålig och inte klarar av uppdraget. Men, om du som företag ska välja en redovisningsbyrå som är obekant och om den byrån inte har en auktorisation är det bra att du läser recensioner om företaget för att få en uppfattning om vad deras tidigare kunder har tyckt om deras arbete.

Vem kan driva en bokföringsbyrå?

Det finns egentligen inga regler som bestämmer vem som får starta och driva en bokföringsbyrå. Vem som helst kan i princip göra det. När man arbetar med redovisning behöver man dock arbeta med en så kallad god redovisningssed. Det betyder att man ska följa praxis som finns och att man ska utföra arbetet enligt de bestämmelser som finns i årsredovisnings- och bokföringslagen. 

När behöver man anlita en bokföringsbyrå?

Oavsett hur litet eller stort ett företag är måste bolaget redovisa ekonomin. Det som kan skilja sig åt från företag till företag är hur redovisningen ska upprättas och vad som måste lämnas in till Bolagsverket. Exempelvis måste företag som överstiger en viss storlek skicka in årsredovisningen till Bolagsverket, men det behöver inte mindre företag göra.

Företag som inte vill göra redovisningen själva behöver anlita en bokföringsbyrå. Det är egentligen inte storleken på företaget som avgör om man behöver en bokföringsbyrå, utan snarare hur mycket tid man är villig att själv avsätta på redovisningen. Den tid en företagare behöver lägga ner på redovisningen är ju tid som själva verksamheten förlorar. Därför är det både stora aktiebolag och enskilda firmor som väljer att anlita bokföringsbyråer.

Ansvaret för att bokföringen är korrekt

Som företagare är det viktigt att känna till vem som bär ansvaret för att det som står i redovisningen är sanningsenligt. Om någonting skulle vara fel är det alltid på företagets ansvar. Det gäller alltså också när en redovisningskonsult har gjort redovisningen. Det är alltid företaget som är ansvarigt och därför ska man kontrollera bokföringen som har gjorts av byrån man arbetar med. 

Att företaget har det slutgiltiga ansvaret beror på att man kort och gott är skyldig att hantera ekonomin på ett korrekt sätt. Det går inte att undkomma även fast man anlitar en bokföringsbyrå. Eftersom man har sådana skyldigheter så är det viktigt att man är noga i valet av bokföringsbyrå så att man kan vara säker på att redovisningen upprättas i enlighet med alla gällande bestämmelser. 

Löpande kommunikation underlättar för alla parter

Företag som överlåter redovisningen åt en bokföringsbyrå får ut allra mest av tjänsterna om man är noga med att ha en löpande dialog med redovisningskonsulten. Att ha en kontinuerlig dialog kommer göra att det är lättare för konsulten att göra sitt arbete, samtidigt som det kommer ge mer information och kännedom om ekonomin åt företaget. 

Fördelar med att ha en bra bokföringsbyrå

Det finns väldigt många fördelar med att anlita en bokföringsbyrå. Inte minst är det ett sätt för ett företag att vara säker på att bokföringen upprättas enligt de regler som finns. Det kommer också underlätta för företaget att verkligen kunna göra de avdrag man har rätt till när man driver ett bolag. Om man själv inte till 100 % vet vilka regler som gäller så är det lätt hänt att man kan missa sådant som kan vara fördelaktigt för företaget och öka vinsten, och det är något en redovisningskonsult kan hjälpa till med.

En bra bokföringsbyrå kommer dessutom göra att företaget har en chans att faktiskt fokusera på det allra viktigaste, nämligen själva verksamheten. Det finns mer tid till att testa och utveckla nya idéer eller produkter, vilket kommer vara gynnande för företaget på sikt.

Så kan du välja rätt bokföringsbyrå

När du ska välja bokföringsbyrå är det många saker du ska tänka på för att kunna välja rätt. Här nedanför listar vi några punkter som du kan utgå från för att göra valet lite enklare och för att hitta den byrå som är allra bäst för ditt företag.

Byrå lokalt eller på distans?

Det finns två val när det kommer till bokföringsbyråer. Antingen kan man välja att anlita en byrå som finns på samma ort som företaget verkar, eller också kan man välja en byrå som arbetar på distans. Vad som är att föredra går inte att säga på rak arm utan handlar om vad man känner sig mest bekväm med. En fördel med att ha en lokal byrå är att samarbetet kommer kännas närmare, medan en fördel med att välja en byrå som arbetar på distans är att det kan vara smidigt med all informationsöverföring och att priset kan bli lite lägre. 

Välj en byrå som främjar utveckling

Det är alltid fördelaktigt att välja en bokföringsbyrå som du kan ha ett långt samarbete med. Långvariga relationer gör det enklare att skapa en stabil grund och därmed också förutsättningar för att utvecklas och expandera. Tänk på att välja en bokföringsbyrå som både kan erbjuda de tjänster ni behöver i dag och sådana tjänster ni kan komma att tänkas behöva ifall företaget växer. 

Att byta redovisningskonsult för ofta är inte bra eftersom det betyder att en ny konsult måste sätta sig in i företagets verksamhet. Sådant tar tid. Därför är det bättre att ha som mål att hitta en bokföringsbyrå ni vill ha ett längre samarbete med. 

Rekommendationer och recensioner

Om du har kontakt med andra företag av liknande art som ditt eget kan du be dem om tips på bra bokföringsbyråer. Det är alltid en bra idé att be om rekommendationer och att också läsa recensioner om bolagen innan du väljer vem du ska anlita. 

Tjänster och service

Jämför flera byråer mot varandra och se till vilka tjänster de erbjuder och vilken service de har. Saker att ta i beaktande här är exempelvis vad som händer om redovisningskonsulten som arbetar med företaget blir sjuk eller har semester, finns det då ersättare eller kommer företaget hamna i en svår situation?

Diskutera dylika saker med den byrå du överväger att anlita och säkerställ att det finns en reservplan ifall någonting skulle hända. Begär att byrån presenterar ett upplägg kring hur de hanterar sådana situationer.

Budget

Att anlita en bokföringsbyrå kostar pengar. Men, att det kostar är faktiskt någonting man ska se som en investering eftersom det kommer ge så mycket tillbaka till företaget. Begär offerter från flera revisionsbyråer och jämför dem med varandra. Titta inte bara på priset utan även på vilken service och vilka tjänster som ingår. När du har en bättre överblick över vad du får för pengarna du betalar är det lättare att besluta vilken byrå som är det bästa valet. 

Företag behöver administration och kontroll

Att ha ett företag är både utmanande, roligt och utvecklande. Det är viktigt att man har en tydlig verksamhetsplan och en utarbetad affärsidé. De allra flesta företagare startar ju sina bolag för att de har ett brinnande intresse för området de verkar inom, och för att de ser att det finns ett utvecklingspotential.

I den bästa av världar skulle en företagare kunna ägna all sin tid åt att endast fokusera på själva verksamheten och driften av den. I verkligheten ser det inte riktigt ut så. Det finns väldigt många krav gällande rapportering som ett företag måste följa. Gör man det inte kommer det kosta en dyrt. Det är också därför det är viktigt att man ser till att det blir rätt från första början. 

Det administrativa arbetet får ändå inte innebära så mycket jobb att man inte har den tid man behöver för att fokusera på verksamheten. Att bli överväldigad av mängden administrativt arbete är lätt hänt, och det är något som kan hända för alla som har ett företag oavsett hur stort eller litet bolaget är. Det är i sådana situationer som det lönar sig att ta hjälp av experter utifrån som kan avlasta styrelsen och näringsidkaren och se till att de krav som finns följs till punkt och pricka. 

Skillnaden mellan en revisor och redovisningskonsult

Som vi tidigare varit inne på finns det stora skillnader mellan en revisor och en redovisningskonsult. Vi kommer gå närmare in på vilka uppgifter de olika yrkesrollerna har och vad de kan göra för företaget senare i vår guide, men kommer inleda med att förklara de allra mest grundläggande skillnaderna.

En revisor är en person som agerar oberoende. Denne gör en granskning av företaget, både vad gäller styrelsens förvaltning och den ekonomiska förvaltningen. En revisor är således en extern part. En redovisningskonsult å sin sida kan vara en person som avlastar företaget i sådana administrativa uppgifter som behöver göras på löpande basis, exempelvis bokföring. 

Vad kan en redovisningskonsult göra för ett företag?

Det jobb en redovisningskonsult gör kan man i mångt och mycket likställa med sådana uppgifter som vanligen ingår i ett klassiskt ekonomijobb. Redovisningskonsulter kan exempelvis ta hand om den löpande bokföringen under ett kalenderår eller registrera fakturor. Redovisningskonsulter kan också ha lönehanteringsansvar. 

Kortfattat kan alltså en redovisningskonsult göra allt det som rör den dagliga verksamheten och ekonomin. Det går antingen att anställa en redovisningskonsult på ett kortare uppdrag när man behöver extra arbetskraft, eller också kan man anställa en redovisningskonsult som tar hand om allt administrativt arbete som rör redovisningen. 

Redovisningskonsulter är kunniga inom företagsekonomi och det innebär också att de kan ha en konsulterande roll gentemot företagets styrelse och ägare. Vissa som jobbar på det sättet väljer att specialisera sig inom vissa specifika områden så att de kan erbjuda spetskompetens till företag som behöver göra förändringar i verksamheten. Värt att tänka på som företagare är att även fast en redovisningskonsult kommer med råd så är det alltid styrelsen eller ägarna som är ansvariga för de förändringar och åtgärder som vidtas. 

En redovisningskonsults utbildning och erfarenhet

En person som vill arbeta som redovisningskonsult kan ha samlat på sig erfarenhet på olika vis, på samma sätt som de kan ha olika slags utbildningar. En del börjar med att studera ekonomi och arbetar därefter som ekonomiassistenter, innan de avancerar till att bli redovisningskonsulter. Det går också att utbilda sig direkt till redovisningskonsult på en yrkeshögskola. Utbildningen brukar vanligen vara runt 240 studiepoäng och i den ingår sådana kurser som behövs för att klara av de mångfacetterade arbetsuppgifterna. 

Auktoriserade redovisningskonsulter

Ett företag som vill hitta en bra redovisningskonsult kan med fördel leta efter kandidater som är auktoriserade. Att en redovisningskonsult är auktoriserad innebär att de lever upp till vissa krav vad gäller utbildning och erfarenhet. I Sverige kan redovisningskonsulter antingen vara auktoriserade via Srf eller FAR. Det är med andra ord inte alla redovisningskonsulter som får kalla sig för auktoriserade, utan endast de som har ansökt om att få en auktorisation och blivit godkända av någon av de två ovan nämnda. 

Vad gör en revisor?

En revisor är en oberoende granskare. Med det menas att revisorn inte har något inflytande över själva verksamheten i företaget, utan att personen istället ska kontrollera det arbete och den förvaltning som företaget har och gör. Revisorn kan därför inte vara en person som har ett eget vinstintresse i företaget. I korthet innebär det att en familjemedlem till någon i styrelsen, eller en styrelseledamot, inte får vara revisor. Då blir den personen jävig och det förtar hela syftet med själva revisionen.

En revision är alltså en granskning. Det man gör när man är revisor är att man går igenom alla dokument som finns, såväl bokföring som stadgar och bestämmelser, för att därefter kontrollera om företaget faktiskt har agerat i enlighet med de beslut som finns. Många revisorer är delaktiga i företagets verksamhet och granskar den löpande under året, men det största arbetet inleds när årsredovisningen är klar. Den kommer revisorn att gå igenom väldigt noga och därefter skriva en revisionsberättelse. I revisionsberättelsen lämnar revisorn ett uttalande om hens åsikter om förvaltningen, och om det kan anses vara rimligt att bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte. 

En revisor sitter vanligtvis kvar på sitt uppdrag under en längre tid. Ibland flera räkenskapsår eftersom det innebär att denne får en större inblick i verksamheten. Oftast anlitar man en revisor på en uppdragstid på om minst ett år, men det går att byta revisor mitt under ett år om man av någon anledning inte är nöjd eller om revisorn vill avbryta sitt arbete.

Auktoriserad revisor

Det går att vara revisor som antingen är auktoriserad eller icke auktoriserad. En auktoriserad revisor har yrkeserfarenhet och har avlagt revisorsexamen med godkänt resultat. En del företag måste ha en auktoriserad revisor. För att veta vad som gäller för dig kan du läsa mer hos Bolagsverket.

Då behöver du en redovisningskonsult

Så, ska du då anlita en revisor eller redovisningskonsult? Det är en redovisningskonsult du ska leta efter om du vill ta in en extra person, utan att anställa denne i företaget, för att göra sådana arbetsuppgifter som rör verksamhetens administration. Du kan formulera konsultens uppgifter enligt de behov du har och försöka hitta en kandidat som passar in på kriterierna och som gärna arbetar med det du behöver. 

Då behöver du en revisor

Att ha en revisor som granskar företaget är inte bara något tråkigt som måste göras. Speciellt för företag som vill granska så att de använder sitt kapital på rätt sätt, och som önskar kunna utveckla och expandera företaget, är det ofta väldigt nyttigt att ha en revisor. Utöver att revisorn gör en granskning kommer de nämligen ha en sådan insikt i företagets verksamhet att de kommer kunna lägga märke till problemområden som kan förbättras. Därför ska en revisors arbete inte underskattas. 

Alla bolag behöver inte en revisor

Något som är viktigt att veta är att alla företag inte behöver ha en revisor. Det finns vissa bolag som måste ha det, och det är sådana som räknas som större aktiebolag. Ett större aktiebolag är ett som har en viss nettoomsättning och balansomslutning samt antal anställda. Det finns tydliga riktlinjer för när ett aktiebolag behöver ha en auktoriserad revisor hos Bolagsverket. 

Företag som enligt lag måste ha minst en auktoriserad revisor behöver anmäla vem det är till Bolagsverket. Om man inte hittar en revisor kan man också begära att Bolagsverket utser en åt företaget.

Trots att alla företag alltså inte måste ha en revisor enligt lagen kan det i många fall löna sig att ha det. Revisorns kompetens och möjlighet att hjälpa företaget får inte underskattas. Det är alltid bra att diskutera tillsammans med en revisor om hur hen kan hjälpa företaget om man överväger att eventuellt anlita en revisor för att skapa bättre förutsättningar för tillväxt och lönsamhet.

Checklista – revisor eller redovisningskonsult

För att sammanställa alla de saker vi har gått igenom i den här guiden har vi gjort en checklista som du kan gå igenom när du ska avgöra om det är en revisor eller en redovisningskonsult du behöver anlita. 

1. Vilka är uppgifterna?
   Ska personen göra löpande bokföring och redovisning eller behöver du att någon granskar det som görs? Om det är en som utför själva redovisningsarbetet som behövs är det en redovisningskonsult som behövs. Ska personen istället granska redovisningen när den är klar för att kontrollera så det ser korrekt ut i enlighet med lagar, bestämmelser och stadgar är det istället en revisor som ska anlitas.
   
2. Uppdragstid
   En konsult är någon man tar in på konsultbasis, det vill säga ofta tillfälligt. En revisor å sin sida är någon som ofta sitter längre på sitt uppdrag eftersom dennes arbete behöver en större insikt i företaget som helhet. 

3. Auktoriserad eller inte auktoriserad
   Det finns både auktoriserade och icke auktoriserade redovisningskonsulter och revisorer. Om det är en revisor du behöver måste du kontrollera om lagen gör gällande att revisorn ska vara auktoriserad i just ditt företags fall. När det handlar om redovisningskonsulter finns det inte på samma sätt lagstadgade krav, men en auktoriserad redovisningskonsult har ett betyg på sin kompetens och sin erfarenhet som kommer ge en större trygghet till dig som företagare. 

Vad ingår i redovisning?

Det är flera delar som ingår i den redovisning ett företag ska göra. Redovisning innefattar exempelvis den löpande bokföringen, det vill säga alla ingående och utgående transaktioner som görs på vardaglig basis, men även bokslut och årsredovisning. 

En välgjord redovisning är viktig eftersom många beslut som fattas i verksamheten grundar sig på den. Dessutom är redovisningen ett sätt för företaget att ge upplysningar till andra som är intresserade av verksamheten, samtidigt som den är viktig för att företaget själv ska hålla koll på ekonomin. Kort sagt är redovisningen mycket mer än bara pappersarbete som är lagstadgat. Man kan dela in redovisningen i intern och extern redovisning, och skillnaden mellan dessa ska vi gå igenom nu.

Intern redovisning

Intern redovisning är det som företaget själv använder för att kunna kontrollera och styra verksamheten. Till intern redovisning räknas exempelvis budget, projekt- och produktkalkylering samt efterkalkylering. Den interna redovisningen är inte något som regleras i lagstiftningen utan fungerar mer som ett underlaget för de beslut ni ska ta i företaget. Intern redovisning är inte heller någonting som ni måste delge till offentligheten, utan den är endast för ert eget bruk och för att ni ska kunna utveckla företaget framåt.

Extern redovisning

Den externa redovisningen är den som är reglerad i lagen. Det är således också den som är offentlig. Till extern redovisning hör årsbokslut, koncern- och årsredovisning och även delårsrapporter. Mycket av det som hör till den externa redovisningen kan man som företag systematisera genom olika program som hanterar exempelvis löneredovisning, projektredovisning och lagerbokföring. Sådan information ingår inte i den externa redovisningen, men att använda sådana system gör det ofta enklare att upprätta en korrekt extern redovisning. 

Eftersom många företag använder system för sådana frågor är skiljelinjen mellan intern och extern redovisning ibland svår att dra, men det är då de lagstadgade kraven kring redovisning gör det tydligare kring vad ni ska offentliggöra och skicka in i dokumentationsform till myndigheter. 

Redovisningens syfte och ändamål

De externa redovisningen har som syfte att ge en rättvis bild av företagets ekonomi, resultat och ställning. Genom redovisningen är det möjligt att göra en bedömning av hur man tror att framtiden kommer se ut för företaget. 

Redovisningen är även det som fungerar som underlag när Skatteverket räknar ut hur mycket skatt ett företag ska betala. 

Redovisningen ska följa bokföringslagen 

Redovisning är ett begrepp som innehåller flera delar, varav bokföring är en av dem. Bokföringslagen reglerar många saker som rör företagets bokföring. Alla företag som är bokföringsskyldiga ska följa de bestämmelser som finns i bokföringslagen. I lagen finns det bestämmelser om:

• Löpande bokföring
• Verifikationer
• Räkenskapsår
• Vad det innebär att vara bokföringsskyldig
• Arkivering

Löpande bokföring

Löpande bokföring innebär att du registrerar alla ekonomiska händelser i företaget. Det vill säga att du dokumenterar utgifter och intäkter. Enligt bokföringslagen ska det gå att styrka alla transaktioner, så till redovisningen hör även att spara kvitton och fakturor på ett bra sätt. Ofta är det allra lättast att ha ett smidigt ekonomiprogram så att alla transaktioner och även verifikationer kan sparas digitalt. 

Bokföringen i ett företag ska innehålla:

• Verifikationer
• Balans- och resultatrapporter
• Årsbokslut eller årsredovisning

Bokföringen är nyttig för företaget

Den löpande bokföringen gör det möjligt för dig som företagare att få lägesrapporter om företagets ekonomi och verksamhet på månatlig basis. Via bokföringen går det också att jämföra resultaten med tidigare månader och att räkna ut hur mycket pengar det är möjligt för dig att ta ut ur företaget. 

Vem kan göra bokföringen?

Bokföringen kan du göra själv som företagare, eller också kan du välja att anlita någon som hjälper dig med det. En redovisningskonsult eller en redovisningsbyrå kan hjälpa till med den löpande bokföringen. 

Årsbokslut och årsredovisning

När ett räkenskapsår är slut ska alla företag göra ett bokslut. Bokslutet kan man säga är avslutet på den löpande bokföringen. Bokslutet görs antingen som en årsredovisning eller ett årsbokslut. Vilka krav som gäller beror på företagsform och på hur omfattande verksamheten är.

Årsbokslut för enskild firma

Om du har en enskild firma kan du göra ett förenklat årsbokslut, ett vanligt årsbokslut eller en årsredovisning. Ett förenklat årsbokslut kan du göra om du har en omsättning på mindre än tre miljoner kronor. Är omsättningen större än det måste du göra ett vanligt årsbokslut. 

Ett förenklat årsbokslut ska innehålla:

• En balansräkning
• En resultaträkning

En balansräkning visar hur företaget ligger till med skulder, tillgångar och eget kapital. De information som uppges i balansräkningen ska vara baserad på hur ekonomin såg ut på den sista dagen under räkenskapsåret som gäller. En resultaträkning redogör för företagets intäkter, kostnader och resultat under hela räkenskapsåret.

Ett vanligt årsbokslut för en enskild firma ska innehålla:

• En balansräkning
• En resultaträkning
• Tilläggsupplysningar på resultat- och balansräkningen

Årsredovisning enligt K3 för enskilda firmor

Det finns ett regelverk som heter K3 som är något mer omfattande. En enskild firma som räknas som större måste göra en årsredovisning enligt de reglerna. Majoriteten av enskilda firmor räknas dock som mindre. En enskild firma som är större är en som under två på varandra följande räkenskapsår lever upp till två eller tre av de här kriterierna:

• Antalet anställda har i medeltal varit fler än 50
• Balansomslutningen har varit mer än 40 miljoner kronor under båda räkenskapsåren
• Nettoomsättningen har båda åren varit mer än 80 miljoner kronor

Om det skulle vara så att den enskilda firman räknas som en större finns det också ett krav på att företaget ska ha en revisor. Enskilda firmor som inte räknas som större behöver inte ha en revisor. 

Aktiebolag och årsredovisning

Alla aktiebolag ska skicka in sin årsredovisning till Bolagsverket. Det går att skicka in den digitalt. Antingen ska årsredovisningen följa K2- eller K3-regelverken. Vilka regelverk som tillämpas beror på om bolaget är att anses som större eller mindre. 

För att göra det enklare kan man dela upp årsredovisningen i flera steg. Det finns mycket nyttig information om det här på verksamt.se, där de även har gjort en film som sammanfattar årsredovisning för aktiebolag.

Utöver att årsredovisningen ska skickas i till Bolagsverket ska du som har ett aktiebolag också skicka in:

• Fastställelseintyg
• Revisionsberättelse (gäller företag som ska ha revisor)
• Koncernredovisning eller -revisionsberättelse om företaget är moderbolag i en stor koncern 

Ska aktiebolaget redovisa enligt K2 eller K3?

Aktiebolag som är mindre kan redovisa enligt K2. Större aktiebolag ska redovisa enligt K3 som är huvudregelverket. Vad gäller aktiebolag och om de ska räknas som större eller mindre är samma kriterier som för enskilda firmor aktuella. Det vill säga, att om aktiebolaget bockar av åtminstone två av de här kriterierna under de senaste två åren så är det ett större bolag:

• Fler än 50 anställda i medeltal under båda åren
• Mer än 40 miljoner kr i balansomslutning vardera år
• Mer än 80 miljoner kr i nettoomsättning vardera år

K2-årsredovisning för aktiebolag

En K2-årsredovisning ska alltid innehålla:

• Resultaträkning
• Förvaltningsberättelse
• Balansräkning
• Kompletterande information, så kallade noter

K3-årsredovisning för aktiebolag

En K3-årsredovisning för aktiebolag ska innehålla:

• Förvaltningsberättelse
• Balansräkning
• Resultaträkning
• Noter
• Dokumentation över förändringar i bolagets egna kapital
• Kassaflödesanalys

Revisor i aktiebolag

Till redovisningen hör att aktiebolag som ska ha en revisor ska lämna in en revisionsberättelse. Alla aktiebolag behöver inte ha en revisor. Kravet på revisor träder i kraft om två eller tre av följande stämmer in på företaget (observera att punkterna ska ha varit uppfyllda två år i rad):

• Företaget har, i medeltal, fler än tre anställda
• Företaget har 1,5 miljoner SEK eller mer i sin balansomslutning
• Företaget har 3 miljoner SEK eller mer i sin nettoomsättning

Detta är redovisning – en sammanfattning

Som du säkert märkt nu är redovisning ett brett begrepp som innefattar flera områden. Till ett företags redovisning hör allt som rör ekonomin, om man ska förklara det enkelt. Begreppet innefattar således bokföring, bokslut, årsredovisning och deklarationer. Även rapporter och andra underlag hör till redovisningen, även fast sådana inte alltid blir offentliga för allmänheten eller investerare och kunder. 

Redovisningen styrs av flera lagar. Bokföringslagen, årsredovisningslagarna och EU-förordningar är några regelverk som tillämpas. Bland annat finns IAS-förordningen som har till syfte att alla medlemsländer i EU ska följa samma redovisningsstandard för att på det sättet göra det tydligare med insyn och överblick. Vill du veta mer om de förordningar som finns gällande redovisning på EU-nivå finns mycket bra information hos Skatteverket. 

Få hjälp med redovisning

Redovisningens alla delar kan ta en hel del tid att förstå sig på. Det går utmärkt att göra redovisningen själv som företagare, oavsett om man har ett aktiebolag eller en enskild firma. Men, i många fall är det klokare att anlita en extern byrå som kan hjälpa till med redovisningen. Detta eftersom du som företagare då får mer tid över att lägga på att utveckla verksamheten samtidigt som du kan vara säker på att redovisningen görs i enlighet med de lagar och regler som finns. 

Om du är intresserad av att ta hjälp med redovisning är du varmt välkommen att ta kontakt med oss på Synega. Genom moderna lösningar har vi möjliggjort för företag av varierande storlekar och inom olika branscher att få redovisningshjälp på det sätt som företaget själv önskar. Vi har moderna prismodeller och flexibla lösningar så att du kan ta hjälp med just de saker du själv vill. Antingen kan du anlita oss för separata och mindre uppgifter, eller också kan du välja att överlåta hela redovisningen åt oss. 

Vi ser fram emot att ta emot din förfrågan. Den skickar du in via vår hemsida, och det kostar naturligtvis ingenting innan du bestämmer dig för om du vill gå vidare med vår hjälp.

Utgående och ingående moms

Om ett företag ska sälja en tjänst eller en vara lägger man på det som kallas för utgående moms. Om ett företag ska köpa en tjänst eller vara är det istället ingående moms, som blir en kostnad för företaget. Utgående och ingående moms används även när man köper och säljer konst, men man ska inte alltid addera moms på försäljningen. Det betyder också att man inte alltid har rätt att dra av moms på utgifter man har haft när man köpt konst. 

I Sverige har vi ett antal olika momsnivåer. Dessa är:

• 25 % moms appliceras på majoriteten av alla tjänster och varor som säljs. Inom kulturområdet används 25 % moms på entréavgifter till danstillställningar, biobesök och restaurangunderhållning. 
• 12 % moms används inom hotell, restaurang, livsmedel och camping. För kulturområdet används 12 % moms på försäljning av konstverk som sker av konstnären själv eller av konstnärens dödsbo. Vid import av konstverk gäller 12 % moms oberoende av vem de är som är säljare.
• 6 % moms gäller för e-böcker, tidningar, talböcker, noter och inträde till konserter och andra föreställningar. 6 % moms gäller även ifall ett företag eller konstnären själv upplåter upphovsrätten till konstnärliga verk. 

Skatt vid försäljning av konstverk

Konstverk är momspliktiga varor. Det betyder att du ska lägga till moms på priset om ditt företag säljer ett konstverk. Den som köper konstverket ska betala momsen. Köper du som företag ett konstverk kommer ni alltså även få betala moms. Det är grundregeln, men det finns undantag som vi kommer gå igenom nedan.

Om konstnären själv eller konstnärens dödsbo är säljaren gäller en momssats på 12 %. Om du är konstnär och säljer konstverk kan du göra det momsfritt förutsatt att du inte säljer för ett högre belopp än 336 000 kronor under ett beskattningsår. Överstiger försäljningen av konstverk det beloppet ska du redovisa moms från den första kronan. Vid redovisningen ska ska du uppge 12 % moms även för de konstverk som du inte har tagit ut moms på när de såldes.

Andra regler som gäller kring skatt på försäljning av konstverk är:

• Gränsen på 336 000 kronor gäller inte om försäljningen sker genom ditt bolag. Då gäller istället en skattesats på 25 %. 
• Frigränsen gäller inte om det är rättigheten till konstverket som säljs. Då ska du istället ta ut moms på 6 %. 

Det går även att begära att få en frivillig skattskyldighet om du inte säljer konstverk för mer än 336 000 kronor under ett beskattningsår.

Moms och utställningsersättning

Ersättning för utställningar av konstverk räknas som upphovsrättsersättning. En sådan ersättning har en momssats på 6 %. Det här betraktas således som en ersättning för upplåtelsen av visningsrätten och det blir en omsättning i konstnärens verksamhet. Dock är det inte att betrakta som en ersättning för själva arbetet med att skapa konstverket, och därför spelar det inte någon roll om den som skapat konstverket har F- eller A-skatt. 

En konstnär som deltar på många utställningar och får ersättning för dessa gör rätt i att momsregistrera sig eftersom momsplikten appliceras om det räknas som en ekonomisk verksamhet. 

Exempel på momssatser

Eftersom reglerna för moms kan vara svåra att förstå när det kommer till konstverk ska vi göra det lite enklare genom att ge några exempel på när olika momssatser gäller. Om du är fundersam på vilka momssatser som ska användas vid försäljning eller köp av konstverk kan du vända dig till Skatteverket för att få mera information. 

Varor och tjänster som har 25 % moms

Följande varor och tjänster ska beläggas med en momssats på 25 %:

• Upphovsrättsersättningar
• Textila verk och skulpturer som inte görs i upplagor på fler än 8 exemplar
• Skissarvoden
• Konsthantverk
• Brukskonst

Varor och tjänster som har 12 % moms

• Försäljning av det som kallas för lös konst. Till sådana konstverk räknas bland annat akvareller, oljemålningar, skulpturer som gjorts i en begränsad upplaga och grafiska blad. 12 % moms används endast om det är konstnären eller konstnärens dödsbo som äger varan när den ska säljas. 
• Om konstverk importeras från ett land utanför EU till ett land inom EU

Varor och tjänster som har 6 % moms

• Upphovsrättsersättningar som gäller rätten att kopiera eller publicera en bild. Bilden får inte vara ett reklamalster eller ett fotografi för att momssatsen på 6 % ska gälla. 
• Ersättning för utställningar

Momsfria försäljningar av konstverk

Det finns även situationer där det inte ska betalas moms. Momsfria försäljningar är exempelvis vidareförsäljningsavgifter (droit de suite), individuell visningsersättning och försäljning av konstverk som ägs av konstnären eller dödsboet när försäljningen sker, och det totala säljbeloppet under året är mindre än 336 000 kronor.