Årsredovisningen är väldigt viktig för aktiebolag. Den måste lämnas in i tid och den behöver innehålla allt som är nödvändigt. Det gör att det för många företagare är en stressig tid när redovisningen ska tas fram och skickas in. Men, det finns flera saker man kan göra för att det ska bli så enkelt som möjligt och dem kommer vi gå igenom nu.
Vad gäller för aktiebolag och årsredovisning?
När ett räkenskapsår har tagit slut ska alla aktiebolag göra en årsredovisning. Den årsredovisning man tar fram presenteras för alla som deltar på årsstämman. Om årsstämman godkänner den ska den lämnas in till Bolagsverket.
Det finns många saker du behöver känna till angående årsredovisningen. Vi kommer gå igenom de allra viktigaste, och sedan kommer vi ge tips på hur du kan göra årsredovisningen så enkel som möjligt utan att det orsakar stress eller tar för mycket tid från aktiebolagets egentliga verksamhet.
Då ska en årsredovisning senast lämnas in
Det finns flera tidsgränser aktiebolag måste ta i beaktande vad gäller årsredovisningen. När räkenskapsåret tar slut ska den finnas tillhanda hos Bolagsverket inom sju månader.
Förutom att det är viktigt att årsredovisningen finns hos Bolagsverket finns också andra regler vad gäller tidsgränser. De här reglerna gäller för företag som kommer hålla en årsstämma till vilken de bjuder in alla aktieägare:
- Senaste två veckor innan årsstämman ska hållas måste årsredovisningen vara färdig. Det här gäller om aktiebolaget inte har en egen revisor. Om aktiebolaget har en revisor ska årsredovisningen vara färdig sex veckor innan det är årsstämma.
- En kallelse till årsstämman ska skickas ut senast fyra och tidigast sex veckor innan den ska hållas.
- Årsstämman måste hållas inom sex månader från det att räkenskapsåret tagit slut.
- Årsredovisningen ska skickas in till Bolagsverket inom en månad från det att årsstämman ägt rum.
Gör årsredovisningen i rätt ordning
Ett sätt att göra årsredovisningen så enkel som möjligt är inte bara att veta när den ska vara inskickad, utan att också se till att göra alla saker i rätt ordning. Om du gör alla saker i rätt ordning kommer det helt enkelt bli smidigare att ta fram årsredovisningen.
För att underlätta årsredovisningen ger vi en checklista som du kan följa steg för steg när du ska ta fram den. Genom att gå igenom de här punkterna kommer det bli lättare att nå målet – som är att årsredovisningen ska kunna skickas in till Bolagsverket.
1. Se till att du har alla bilagor och delar som behövs
En årsredovisning innehåller olika delar som kan kräva bilagor. Alla årsredovisningar ser inte likadana ut. Börja med att ta reda på vilket regelverk som gäller för ditt aktiebolag. Bolaget kan antingen räknas som ett större eller mindre sådant, och det finns varierande regler för dem.
I grund och botten räknas ett aktiebolag som lever upp till minst två av följande punkter som ett större:
- Aktiebolaget har haft fler än 50 anställda under räkenskapsåret, räknat i genomsnitt
- Aktiebolaget har över 40 miljoner SEK i balansräkning
- Aktiebolaget har över 80 miljoner SEK i nettoomsättning
Aktiebolag som inte prickar av minst två av ovanstående kriterier räknas i regel som mindre företag.
Företag som har startat det gångna året eller som inte har haft någon verksamhet under de två föregående åren har särskilda riktlinjer. Om du inte vet vad som gäller för ditt aktiebolag kan du antingen diskutera frågan tillsammans med din revisor eller också kan du läsa mer på Bolagsverkets hemsida om vilka regler som är gällande.
2. Skriv under årsredovisningen
När årsredovisningen är klar ska den godkännas av styrelsen. Hur många personer som ska skriva under på årsredovisningen beror alltså på hur stor styrelse aktiebolaget har. Är det endast du och en till som sitter med i styrelsen är det således ni två som ska skriva under årsredovisningen.
Innan de som sitter i styrelsen har skrivit under årsredovisningen betraktas den inte som upprättad. Därför är det viktigt att årsredovisningen signeras med namn, namnförtydligande och datum.
3. En revisor skriver revisionsberättelse
När styrelsen har skrivit under årsredovisningen är det dags för revisorn att upprätta en revisionsberättelse. Det är endast företag som har krav på sig att ha en revisionsberättelse som behöver lämna in en. För att revisorn ska kunna göra en revisionsberättelse behöver denne ha tillgång till den årsredovisning som styrelsen signerat.
4. Skriv fastställelseintyg och skicka in årsredovisningen
När årsredovisningen är godkänd och signerad ska den skickas in till Bolagsverket för granskning. Tillsammans med årsredovisningen ska ni även skicka med ett fastställelseintyg. Det intyget måste vara undertecknat för hand.
Så kan du förenkla aktiebolagets årsredovisning
För att du ska kunna göra aktiebolagets årsredovisning så enkel som möjligt behöver du börja arbeta med den tidigt. Ett stort misstag som många gör är att tänka att de kan göra allt jobb när den väl ska upprättas. Det är en rätt så dum inställning. Om man börjar ta itu med allt arbete först när årsredovisningen faktiskt ska göras kommer det ta betydligt längre tid.
Det rätta är att tänka att man under hela verksamhetsåret förbereder sig inför årsredovisningen. Alla företagare kan göra många saker kontinuerligt under året för att årsredovisningen ska vara så enkel som möjlig att göra.
1. Ha en tydlig och välgjord löpande bokföring
Under ett räkenskapsår ska alla företag ha en löpande bokföring där alla affärshändelser framgår. Det här är ingenting man ska slarva med utan ta på största allvar. Ju mer tydlig den löpande bokföringen är och ju mer ingående den är, desto lättare kommer det vara att senare ta fram årsredovisningen på ett enkelt och korrekt sätt.
Om det finns oklarheter kring vad som krävs för den löpande bokföringen finns all relevant information att hämta hos Bokföringsnämnden.
2. Spara alla underlag systematiskt och säkert under hela räkenskapsåret
Bokföringslagen gör gällande att alla fakturor, kvitton och affärshändelser måste vara i sin ordning och dessutom föras in i ett ekonomisystem löpande under året. Trots detta krav är det många företag som ibland slarvar med det.
Bortsett från att lagen kräver en löpande bokföring så gör det också årsredovisningen mycket svårare om aktiebolaget inte har alla sina underlag i ordning när det är dags att ta fram en årsredovisning. Ett smidigt sätt att lyckas med årsredovisningen är att ta bokföringshjälp från en kunnig redovisningskonsult under året. Om denne får tillgång till alla era viktiga underlag kommer det vara betydligt lättare att senare upprätta ett årsbokslut.
Ett konkret sätt att minimera arbetstiden är att föra över alla kvitton och fakturor till digitala dokument. Det går att göra genom att endast använda sådana, eller genom att scanna in fysiska pappersdokument så de blir digitala. Dessa bör överlåtas till redovisningskonsulten.
3. Ha ett inventerat varulager
Alla aktiebolag ska inventera sitt varulager minst en gång per år. Inventeringen ska göras på balansdagen. Det är däremot att förespråka att göra inventeringar flera gånger under året än så för att dels ha en bättre översikt och dels för att snabbare kunna lägga märke till eventuella avvikelser och lösa dem i förtid, innan det är dags för årsredovisningen.
Delar i en årsredovisning
Som vi nämnde tidigare gäller olika regler kring vilka delar en årsredovisning ska innehålla beroende på om bolaget räknas som större eller mindre. Oberoende av om bolaget räknas som större eller mindre ska en årsredovisning alltid innehålla följande:
- En förvaltningsberättelse i vilken företaget ska beskriva vilka de viktigaste händelserna varit i verksamheten under räkenskapsåret. Detta är en punkt du kan ha med i åtanke under hela räkenskapsåret för att det senare ska gå snabbare att ta fram den.
- En resultaträkning med en sammanfattning av både intäkter och utgifter för räkenskapsåret. Denna är svårare att planera på förhand eftersom den är beroende av årsredovisningen och bokslutet.
- En balansomslutning, eller balansräkning, som innebär att företaget presenterar aktiebolagets skulder och tillgångar den sista dagen på räkenskapsåret.
- Noter som fungerar som tilläggsupplysningar till den information som framgår i balansräkningen och resultaträkningen.
En tydlig tidsplan sparar arbetsmängd och pengar
Tidigare berättade vi om vilka tidsgränser som finns för årsredovisningen. Det är ändå värt att lyfta fram det faktum att ett aktiebolag får det mycket lättare att klara av allt som har med årsredovisningen att göra om de gör upp en egen tidsplan för hur den ska upprättas och hanteras.
Gör ett internt schema med alla berörda, exempelvis revisorer, styrelse och redovisningsansvarige om när en viss del av redovisningen ska vara klar. Gör gärna upp en plan där det finns en god marginal ifall någonting skulle dra ut på tiden.
Att arbeta med marginaler kommer göra det mindre stressigt för aktiebolaget i det långa loppet eftersom ett aktiebolag måste betala förseningsavgifter om årsredovisningen skickas in för sent till Bolagsverket. Det finns även en risk för att företaget blir åtalat för bokföringsbrott vilket både kräver arbetstid och är kostsamt.
Så går det till när årsredovisningen är inskickad
När årsredovisningen är inskickad till Bolagsverket kan du släppa den för stunden. Efter att den lämnats in kommer den granskas. Bolagsverket kontrollerar bland annat att det finns ett fastställelseintyg, att den är underskriven och att alla delar som behövs är med i den.
Om allting är korrekt i årsredovisningen skickar Bolagsverket ut en bekräftelse. Om det finns brister kommer du få ett föreläggande med en begäran om komplettering.
Anlita en kompetent revisor
Det sista tipset vi vill ge för att göra årsredovisningen så enkel som möjligt är att aktiebolaget ska anlita en kompetent och kunnig revisor. Det går att ha löpande kontakt med bolagets revisor under året, vilket innebär att den personen kommer ha en god insyn i företagets ekonomi och affärstransaktioner. Det gör i sin tur att det blir lättare att ta fram årsredovisningen när det är dags för den.
Att veta att årsredovisningen dessutom kommer granskas av en revisor innebär att du som företagare kommer få veta om allting står rätt till i årsredovisningen innan den skickas in till Bolagsverket. Skulle det vara så att revisorn upptäcker brister går de att åtgärda snabbare än om Bolagsverket först ska granska redovisningen och sedan be om kompletteringar som måste tas fram från grunden.
Vill du ta emot en förbehållslös offert från en revisor? Skicka in en förfrågan via vår hemsida så tar vi kontakt med dig.
