När man skickar in en årsredovisning behöver man bifoga någonting som kallas för en förvaltningsberättelse. Det är obligatoriskt att skicka med en sådan. En förvaltningsberättelse är en beskrivelse av de allra viktigaste händelserna som inträffat i företaget under året som gått. Det finns också andra lagstadgade krav på vad en förvaltningsberättelse ska innehålla.
Innehållet i en förvaltningsberättelse
En förvaltningsberättelse behöver innehålla vissa uppgifter. De punkter vi listar nedan är alla sådana som man ska inkludera i berättelsen.
- Kommunen i vilken företaget har sitt säte
- Verksamhetsområdet företaget är aktivt inom
- Beskrivning av viktiga händelser under året
- En översikt som ger en rättvis bild av företagets ställning, verksamhet och resultat
- Information om sådant som inte redovisas i företagets balansräkning
- Information om sådant som inte redovisas i företagets resultaträkning
- Information om sådant som inte redovisas i noterna
- Det förslag styrelsen ger om hur en vinst eller förlust ska hanteras
- Information om det finns förändringar i företagets egna kapital
- Vilka förväntningar företaget har på den framtida utvecklingen
När man beskriver viktiga händelser ska man inte göra det med siffror. Det går att även ha siffror med, men man får inte endast beskriva de viktiga händelserna så utan man ska också göra det med ord. Den information man ska ta med som inte redovisas i noterna, balans- eller resultaträkningen ska vara sådan som är viktig för att man ska kunna bedöma vilken ställning och vilka resultat företaget har uppnått. Det är information man behöver ha med om det är så att den finns, men om den inte finns behöver man inte lämna en kommentar om det.
Förutom de punkter vi nämnt här ovan så kan det finnas andra krav på vad som ska finnas med i förvaltningsberättelsen. Olika regler gäller för olika typer av företag. För att vara säker på att man får med allt som ska vara med behöver man kontrollera vad som gäller för företaget hos Bokföringsnämnden. Det som skiljer sig åt i kraven beror på om man gör en årsredovisning enligt K2 eller K3.
Bolag som följer regelverket K2
Samtliga krav som gäller för en årsredovisning som följer regelverket K2 finns hos Bokföringsnämnden. I deras guider finns all information om förvaltningsberättelsens innehåll. Det som gäller att veta är att det kan finnas särskilda krav för aktiebolag, och andra krav som gäller för exempelvis stiftelser, ideella och ekonomiska föreningar.
Bolag som följer regelverket K3
Även bolag som gör årsredovisning enligt K3 kan hitta samtliga krav hos Bokföringsnämnden. Något man måste inkludera i förvaltningsberättelsen om man redovisar enligt K3 är bland annat en analys av eventuella risker som företaget står inför.
Större företag ska inkludera hållbarhetsuppgifter
Företag som är större ska ha med en beskrivning av hur företaget arbetar med hållbarhet i förvaltningsberättelsen. Vissa företag ska också skriva en hållbarhetsrapport. Om man ska göra det behöver man inte redovisa samma uppgifter i förvaltningsberättelsen. Syftet med att ge en beskrivning av hållbarhetsuppgifterna är att den som läser årsredovisningen ska få en förståelse för vilka effekter företagets verksamhet har på miljön. Man ska också få en bild av om bolaget arbetar med respekt för mänskliga rättigheter och om företaget aktivt arbetar för att motverka korruption.
Företag som inte haft verksamhet under räkenskapsåret
Om det är så att företaget inte har haft någon verksamhet under det gångna räkenskapsåret så ska man ge en förklaring till det i förvaltningsberättelsen och hänvisa till att det är orsaken till att man inte kan inkludera alla de uppgifter som normalt sett behöver finnas med.
Årsredovisningens alla delar och bilagor
En årsredovisning ska innehålla flera saker förutom en förvaltningsberättelse. Alla årsredovisningar ska innehålla:
- Balansräkning
- Resultaträkning
- Noter
- Underskrifter
Den årsredovisning man skickar in till Bolagsverket bör vara en kopia. Man ska också skicka med ett fastställelseintyg. Det intyget ska vara ett original. Man brukar rekommendera att fastställelseintyget ska stå som en förstasida i årsredovisningen.
Särskilda bilagor för en del aktiebolag
Förutom alla de delarna som vi nämnde ovan, som en årsredovisning ska innehålla, så behöver vissa aktiebolag bifoga särskilda bilagor. De bilagor som ska skickas in, och vilka företag som ska göra det är följande:
- Företag som har en revisor ska skicka in en revisionsberättelse
- En del större företag ska skicka in en hållbarhetsrapport
- Moderföretag i stora koncerner ska skicka in en koncernredovisning
- Större företag ska skicka in en kassaflödesanalys
- Företag på en reglerad marknad ska skicka in en bolagsstyrningsrapport
- En del större företag ska skicka in delårsrapporter
Företag som är i likvidation
De regler som finns om årsredovisningar gäller också för företag som är i likvidation. På årsstämman ska årsredovisningen presenteras och därefter ska den skickas in till Bolagsverket. Om företag i likvidation inte skickar in årsredovisningen i tid kan företaget åläggas att betala en förseningsavgift, precis på samma sätt som alla andra företag kan bli skyldiga att betala en sådan.
Det finns ändå undantag som gäller för företag i likvidation vad gäller de uppgifter som ska finnas i årsredovisningen. Andra redovisningsprinciper ska dessutom användas.
Ett företag i likvidation behöver inte inkludera ett förslag på om hur en förlust eller vinst ska fördelas i årsredovisningen. Vissa noter är inte heller nödvändigt att inkludera, exempelvis antalet anställda i medeltal. Alla undantag som gäller listas i aktiebolagslagens 25 kapitel, §37.
Företag i fusion
Det överlåtande bolaget, dotterbolaget, behöver inte lämna in en årsredovisning gällande det förkortade räkenskapsåret vid en fusion. Moderföretaget ska istället uppge en del uppgifter om sådana företag som förvärvats i samband med fusionen. De uppgifterna ska ges i den första årsredovisningen efter fusionsdagen. Uppgifterna lämnas som noter och ska innehålla:
- Organisationsnummer och företagsnamn
- Datum för fusionen
- Vilket belopp det överlåtande företagets rörelseresultat och nettoomsättning som ingår i det företag som förvärvat företagen har med i resultaträkningen. Beloppet som anges ska syfta till tiden innan fusionen registreras.
- Vilken del av det överlåtande företagets rörelseresultat och nettoomsättning som inte redovisats i resultaträkningen för det övertagande företaget.
- Det överlåtande företagets skulder, tillgångar och obeskattade reserver. Storleken på dessa ska man ange utifrån hur de såg ut precis innan överföringen gjordes. Uppgifterna redovisas som en sammandragen balansräkning.
Tänk på att Bolagsverket behöver ha gett tillstånd till fusionen och dessutom registrerat den. Man kan inte ange en fusionsdag innan Bolagsverket har beviljat tillstånd.
Vad är ett större och mindre företag?
Eftersom det finns olika krav på förvaltningsberättelsen och årsredovisningen som helhet beroende på om företaget är att räkna som större eller mindre är det relevant att reda ut de begreppen. Alla företag som inte lever upp till kriterierna för att vara ett större räknas per automatik som ett mindre.
För att ett företag ska räknas som större så ska samma kriterier av de tre nedanstående vara uppfyllda båda de två senaste räkenskapsåren. Ett företag räknas som större om två eller tre av kriterierna kan bockas av.
- Företaget har över 50 anställda i medeltal båda räkenskapsåren
- Företaget har mera än 40 miljoner kronor i sin balansräkning båda räkenskapsåren
- Företaget har mera än 80 miljoner kronor i sin nettoomsättning båda räkenskapsåren
Det finns också vissa företag som alltid kommer räknas som större sådana, oavsett hur stora de är. De företag som alltid är större är värdepappersbolag, försäkringsföretag, kreditinstitut och bolag som har andelar, skuldebrev eller teckningsoptioner på en auktoriserad marknadsplats, en börs eller annan reglerad marknad.
Digital inlämning av årsredovisningen med tillhörande förvaltningsberättelse
Det allra enklaste alternativet för att lämna in årsredovisningen till Bolagsverket är att göra det digitalt. För att man ska kunna skicka in årsredovisningen digitalt behöver man använda en programvara som stödjer det. Man kan skicka in årsredovisningen när årsstämman har fastställt balans- och resultaträkningen.
När årsredovisningen är inlämnad får du en kvittens i Bolagsverkets e-tjänst och om årsredovisningen är komplett så kommer den registreras. Behöver någonting kompletteras blir företaget meddelat om det.
