Bokföringen är väldigt viktig för alla företag. Om man är registrerad för F-skatt måste man ha en löpande bokföring. Det är en regel som gäller oavsett om det handlar om en enskild firma, ett aktiebolag eller någon annan bolagsform. För att göra redovisningen så pass enkel som möjligt är det alltid lönt att använda sig av ett bra bokföringsprogram. Ett sådant kommer göra arbetet med bokföring smidigare och effektivare. Det sparar tid för alla företagare och därför är också valet av bokföringsprogram någonting man ska tänka över innan man bestämmer vilket man vill använda.
Bokföringen regleras i bokföringslagen
Oavsett hur man upprättar sin bokföring, i ett betalprogram, ett gratisprogram eller för hand så måste innehållet i den följa bokföringslagen. I den lagen framgår det bland annat när olika affärshändelser måste föras in i den löpande bokföringen, och även hur man ska upprätta den. Tänk på att tidigare års redovisningar ska sparas, arkiveras, i sju år. När man har deklarerat kan man inte göra sig av med bokföringen utan den ska alltså arkiveras på ett säkert sätt i åtminstone sju år.
Man underlättar väldigt mycket för sig själv som företagare genom att välja ett bra bokföringsprogram för redovisningen. Genom ett bra program är det enkelt att följa hur företaget utvecklas och man har aktuell insyn i vilka skulder och tillgångar man har.
Gratis bokföringsprogram vs att betala för bokföringsprogram
Förr i tiden upprättade man bokföringen för hand. Man hade vanligen en kassabok där man skrev ner både intäkter och utgifter man hade i verksamheten. I dagsläget är det mer ovanligt än vanligt att man gör bokföringen för hand, och det beror i mångt och mycket på att det numera finns så många programvaror som tillåter automatiserade processer och en ökad tillgänglighet. Det man då står inför som företagare är att välja vilket bokföringsprogram man ska använda sig av. Det finns väldigt många att välja mellan, och de har alla styrkor och svagheter.
Det finns bokföringsprogram som är kostnadsfria och det finns också bokföringsprogram som kostar en slant. För att man ska kunna utröna vilket alternativ som är bäst lämpat behöver man bekanta sig med olika programvaror eftersom det kan finnas stora skillnader. I vår guide kommer vi gå in på de mest generella skillnaderna mellan betalprogram och gratisprogram för bokföringen. Vi vill däremot påminna om att det kan finnas program inom båda kategorierna som inte faller innanför ramarna för det vi presenterar som de typiska funktionerna för de olika typerna av program. Det gäller alltså att själv läsa på och bekanta sig med funktionerna och att avväga vad man har behov av.
Gratis bokföringsprogram
Ett gratis bokföringsprogram ger ofta företaget tillgång till basfunktioner. Det kan till exempel handla om att man för in sina utgifter och när man får betalt för en faktura, att man kan datera de händelserna och även göra anteckningar i bokföringen så att man enkelt kan hitta rätt verifikation för affärshändelsen. Gratis bokföringsprogram passar ofta bra för det mindre företaget som inte har så många affärshändelser.
Det finns gratis bokföringsprogram med olika slags funktioner och för att hitta ett som är lämpligt gäller det att man bekantar sig med flera olika innan man bestämmer sig för vilket man slutligen ska använda sig av. Det man ska vara uppmärksam på är vilka slags transaktioner man kan föra in, hur många automatiserade processer programmet tillåter och om det är enkelt att få en översikt av bokföringen och företagets ställning.
Fördelarna med att använda sig av ett gratisprogram är att de inte belastar företagets ekonomi. De är ofta enkelt uppbyggda vilket innebär att det brukar vara lätt att lära sig hur de fungerar och hur man ska använda sig av dem. Ett nystartat företag som har en verksamhet i liten skala klarar sig ofta utmärkt med ett gratisprogram åtminstone till en början. Det är när företaget växer som ett betalprogram kan vara bättre, eftersom de ofta innehåller flera funktioner och möjlighet till automatiserade processer. Nackdelen med att välja ett gratisprogram är att det inte alltid finns en support man kan ta kontakt med om man har frågor, och att det inte finns någon garanti för att alla affärshändelser kan bokföras i programvaran.
Bokföringsprogram som kostar
Om man väljer att betala för ett bokföringsprogram så kan man dra av den kostnaden i bokföringen som en utgift för företaget. I regel är de största fördelarna med bokföringsprogram som kostar att de ofta är helt webbaserade och har ett komplett utbud av funktioner. Det går alltså att komma åt bokföringen var man än är eftersom informationen lagras i molnet.
Program man betalar för brukar man också kunna integrera med företagets bankkonton så att transaktioner automatiskt förs över till bokföringen vilket sparar tid. När man betalar för ett bokföringsprogram får man dessutom i regel alltid tillgång till en kundtjänst som kan hjälpa en om man behöver stöd kring hur man använder programvaran. Dessutom innehåller dylika bokföringsprogram alla de funktioner som behövs för att man ska kunna upprätta bokföringen, oavsett hurudana transaktioner företaget har.
Nackdelarna med betalda bokföringsprogram är i sin tur att de belastar företagets ekonomi. Har man ett mindre företag med liten omsättning kan kostnaden bli märkbar, medan det för större företag inte är en lika stor utgift. Eftersom de här programmen oftast har många olika funktioner kan de också vara lite knepigare att lära sig, speciellt om man är ny som företagare och nybörjare på bokföring.
Pris för ett bokföringsprogram
Bokföringsprogram som kostar finns i varierande prisklasser. Det finns också olika slags betalningsmodeller som erbjuds av leverantörerna. En del leverantörer debiterar en fast års- eller månadsavgift, medan andra debiterar en viss kostnad per affärshändelse. Allra vanligast är ändå att man får ett fast pris för bokföringsprogrammet. Jämför gärna flera bokföringsprogram med varandra för att hitta ett som du tycker ger valuta för de pengar du betalar, om det är så att företaget väljer att köpa ett bokföringsprogram.
Webbaserade bokföringsprogram i både gratis- och betalversion
Något som är värt att veta när man letar efter ett bokföringsprogram är att webbaserade sådana finns både som gratisversioner och betalversioner. Det brukar i regel vara absolut enklast att välja ett bokföringsprogram som man kan använda via nätet. Anledningarna till det är flera. Att använda ett bokföringsprogram online innebär att alla verifikationer och bokföringsposter finns lagrade på säkra servrar på nätet. Skulle det vara så att datorn går sönder eller om man av någon annan anledning förlorar bokföringen kan man komma åt den via andra enheter. Det är kort och gott mer tryggt att välja att spara sin bokföring i molnet.
Man brukar dessutom kunna spara digitala kopior på alla kvitton och övriga verifikationer i bokföringsprogram online. Det innebär att det inte krävs någon pärm fysiskt på kontoret eller att man behöver ha något annat slags arkiv för verifikationerna. De finns på samma plats som bokföringen vilket gör det mycket smidigare att hitta rätt kvitto när det behövs.
Tips för att företaget ska hitta rätt bokföringsprogram
Ibland kan det vara svårt att veta vilket bokföringsprogram som är det allra bästa, speciellt om man precis har startat verksamheten och inte vet sedan tidigare vilka slags funktioner man behöver för att upprätta bokföringen utan att det tar för lång tid. Det finns ett par saker man kan göra och tänka på för att hitta det bästa bokföringsprogrammet för sitt företag.
- Använd gratisperioder
Det är bra att prova olika bokföringsprogram. Om man funderar på att köpa ett bokföringsprogram brukar man ibland bli erbjuden en kostnadsfri provperiod. Genom att testa en sådan får man en känsla för om programmet är enkelt att använda och stämmer överens med de önskemål man har. Man kan självklart också testa kostnadsfria bokföringsprogram för att få en känsla av strukturen och innehållet i dem.
En sak att däremot hålla i åtanke är att om man testar många olika program innan man bestämmer vilket man ska använda sig av så kan det vara knepigt att föra över bokföringen till det nya systemet. Det kommer ta tid. Därför kan det vara smart att avsätta några dagar på att bekanta sig med flera program parallellt så att man därefter kan påbörja bokföringen i ett och samma program när man väl har bestämt sig.
- Integration med företagets konton
Om man kan integrera bokföringsprogrammet direkt med den bank företaget använder kan en del transaktioner föras över automatiskt till bokföringsprogrammet. Innan man bestämmer vilket bokföringsprogram man vill ha ska man därför bestämma om det är en funktion man vill ha eller inte. Om man vill ha det så är det flertalet bokföringsprogram som inte längre är aktuella alternativ, och då kan man sålla bort dem utan att testa dem.
- Lagring av verifikationer
Överväg om företaget vill kunna lagra alla verifikationer i bokföringsprogrammet. Sådana program är ofta överskådliga och försnabbar såväl den löpande bokföringen som årsredovisningen och bokslutet. Alla bokföringsprogram stödjer inte lagring av verifikationer, så om man vill ha ett sådant kan man välja bort vissa programvaror direkt.
Vad är bokföring?
Bokföring innebär att man registrerar utgående och ingående transaktioner i företaget. Det är inte bara för att bokföringslagen säger att man måste bokföra alla affärshändelser man ska ha en bokföring. Den ger nämligen också företaget en chans att få en överblick över kapitalet och därmed kan man också planera verksamheten på ett ekonomiskt klokt sätt.
Den bokföring man gör är också det som ligger till grund för deklarationen och bokslutet. Bokföringen är en viktig del av verksamheten och de ingående och utgående transaktionerna kommer ligga som grund för vilken skatt företaget ska betala, eller få tillbaka. I ett bokföringsprogram, oavsett om det är ett gratis sådant eller ett man betalar för, kan man göra sin grundbokföring.
Vad innebär grundbokföring?
När man skickar en faktura, betalar en faktura, betalar in arbetsgivaravgifter eller betalar ut lön till anställda ska allt detta föras in i bokföringen. Det finns i huvudsak två olika metoder man kan bokföra enligt. Den ena metoden kallas för faktureringsmetoden och den andra för kontantmetoden.
Om man bokför enligt faktureringsmetoden, som är huvudsaklig metod för den löpande bokföringen, så bokför man både inkommande och utgående fakturor på det datum de är utställda eller har kommit in till företaget. Man bokför beloppen antingen som en leverantörsskuld eller som en kundfordran, och i samband med detta gör man också momsredovisning. Sedan gör man ytterligare en post i bokföringen när fakturan antingen betalas eller när man får betalt. Om man använder faktureringsmetoden så får man en mycket tydlig insyn i den löpande ställningen företaget har under året än om man bokför enligt kontantmetoden.
Mindre företag kan välja att bokföra enligt kontantmetoden. Det är en metod som framförallt är vanlig att använda sig av om man har en enskild firma med en mindre omsättning än tre miljoner. Använder man den här metoden behöver man bara bokföra varje faktura en gång. Den förs in i bokföringen antingen när den betalas eller när man får betalt. Mer information om de olika metoderna finns att läsa sig till hos verksamt.se.
Med grundbokföring menas att man bokför alla transaktioner enligt de datum när affärshändelserna har inträffat. Om man använder ett bra bokföringsprogram kommer programvaran automatiskt sortera transaktionerna så att de hamnar på rätt konto. Betalar man exempelvis ut löner eller ersättning till anställda så registreras sådana affärshändelser på lönekontot, medan kassakontot blir aktuellt om man gör ett eget uttag från företagets konton.
Använda bokföringsprogram eller anlita redovisningshjälp?
Alla företag behöver inte ha ett bokföringsprogram, även om de allra flesta har det. Det går nämligen att låta någon annan ta hand om den löpande bokföringen och i sådana fall är det inte alltid nödvändigt att ha ett bokföringsprogram själv. Många företagare väljer att anlita en redovisningskonsult för att upprätta bokföringen eftersom det sparar mycket värdefull tid som man istället kan avsätta på att arbeta med, förbättra och utveckla verksamheten.
Om man väljer att anlita en redovisningskonsult kan denne ta hand om hela redovisningen, inklusive den löpande bokföringen, eller också kan man göra delar av den själv. Om det är så att man vill göra vissa saker som rör bokföringen själv är det bäst att använda samma bokföringsprogram som redovisningskonsulten använder för att man ska kunna föra över information på ett smidigt sätt och så att all information finns lagrad på ett och samma ställe. Det går också att ge företagets inloggningsuppgifter till redovisningskonsulten, så att denne använder samma konto som man själv gör.
Betala eller välja ett gratis bokföringsprogram – sammanfattning
Nu har du förhoppningsvis lärt dig lite mera om bokföringsprogram och vad de vanligen innehåller. Om vi då tittar på hur gratis bokföringsprogram står sig mot sådana program som kostar så kan man dra slutsatsen att de ofta är enklare och att de inte nödvändigtvis innehåller samma funktioner som ett betalprogram.
Nystartade och små företag som vill hålla nere kostnaderna för redovisning kan med fördel börja med att använda ett gratisprogram. Något man behöver vara medveten om ifall man inte vet hur en bokföring ska upprättas är att man sällan kan ta kontakt med en kundtjänst för att få hjälp med bokföringens affärshändelser. Man behöver alltså ha en viss kunskap själv om vilka krav det finns på en bokföring.
I gratis bokföringsprogram finns de grundläggande funktionerna. Ibland kan de gå att köpa till tilläggsfunktioner mot en mindre kostnad. Det brukar dock gå att kostnadsfritt registrera inköp och fakturor utan problem. Det går däremot inte alltid att spara verifikationer direkt i programmet och koppla dem till en bokföringspost. I vissa bokföringsprogram kan man också skapa fakturor som ska skickas till kunderna för att automatisera hela ekonomiflödet. Det är en funktion som är vanligare i bokföringsprogram man betalar för.
