Ett företag har som bekant många utgifter. En av dem som alltid tillkommer är kostnader för revision och bokföring. Ofta kan de utgiftsposterna kännas onödigt stora. Av erfarenhet vet vi att det finns flera sätt att minska på kostnaderna för både bokföring och revision. I den här texten ger vi våra tips på hur du kan optimera företagets vinst genom att faktiskt vidta sådana åtgärder som minskar de utgifter företaget har för att ha en korrekt och lagstadgad bokföring samt revision.
Se över företagets nuvarande ekonomi
I alla företag finns det både intäkter och utgifter. Ofta kan det dessutom vara de mindre summorna som blir de stora bovarna vad gäller kostnader. Många bäckar små kan som bekant skapa en sjö. Därför behöver alla företag veta hur de kan optimera sina utgifter för att det inte ska bildas en stor sjö i vilken otaliga kronor försvinner varje år. Om du upplever att företagets utgifter för revision och bokföring är för höga finns det många saker du kan göra och vi kommer ge dig tips på flera åtgärder du kan testa.
Det första steget för att företaget ska få en bättre ekonomi är naturligtvis att börja med att kartlägga alla intäkter och utgifter. Här går det inte enbart att stirra sig blind på utgiftsposterna som specifikt rör bokföringshjälp eller revision. Man behöver ta alla utgifter i beaktande. Det går således inte att betrakta kostnaderna för revision eller bokföring som något som är helt separat från resten av verksamheten. Allting måste ses ur ett helhetsperspektiv för att ekonomin ska kunna förbättras.
Så, för att sänka kostnaderna för bokföring och revision ska du inledningsvis:
- Gå igenom företagets budget
Är de poster som är avsatta för bokföring och revision onödigt stora i jämförelse med den förväntade omsättningen? Om posterna verkar orimligt stora finns det problemområden som behöver hanteras.
Den här punkten är viktig eftersom forskning som har gjorts vid LiU (Linköpings Universitet) har kunnat visa att kostnaderna för revision varierar väldigt mycket mellan olika typer av företag. I forskningen framgick att saker som har inverkan på kostnaderna för revision och bokföring bland andra är vilka resultat ett bolag presterar och vilken ägarform företaget har. Det här är därför några av de faktorer som vi kommer ta upp i den här texten för att hjälpa ditt företag att kunna minska sina utgifter för att få en stabilare och mer gynnsam ekonomi.
När du väl har analyserat företagets ekonomi ur alla möjliga synvinklar kan det naturligtvis vara så att du ser att det finns skäl att minska kostnaderna för bokföring. Det är också något som är målet för oss – att göra det både billigare och enklare att anlita hjälp på de områden som det behövs. I den här guiden kommer du få ta del av flera tips på hur du kan göra för att sänka företagets utgifter för att anlita en redovisningskonsult eller revisor.
Vilka skyldigheter har företaget gällande revision och bokföring?
Steg ett för en bra företagsekonomi är att veta vilken bolagsform som är mest fördelaktig utifrån verksamheten och företagets omsättning. Det finns lagstadgade krav som styr vad en enskild firma behöver göra och vad ett aktiebolag behöver göra. Därtill finns också riktlinjer som gäller för företag beroende på vilken storlek de har.
I regel är det ofta billigare för en enskild firma än det är för ett aktiebolag att anlita hjälp med bokföring, redovisning och revision. Detta helt enkelt eftersom en enskild firma ofta har en mindre omsättning än vad ett aktiebolag har. Men, därtill föreligger även det faktum att alla aktiebolag inte heller har krav på att anlita en auktoriserad revisor. För att det ska krävas en auktoriserad revisor behöver företaget vara av en viss storlek och omfattning.
Ett av vår tips för att du ska kunna sänka kostnaderna för bokföring och revision är därför att du kartlägger vilka krav just ditt företag har på sig. Det finns mycket nyttig information om det här hos Bolagsverket. Det är naturligtvis också viktig att den dokumentation som blir gjord görs på ett korrekt sätt. Men genom att verkligen ta reda på vad som är nödvändigt och inte kan det gå att hitta sätt för att minska kostnaderna i företaget.
Om du utifrån företagets verksamhet och omsättning märker att det hade gått att spara pengar för revision och bokföring genom att byta bolagsform är det nästan alltid värt att också göra det. En del företagare upptäcker också att de har lämnat in vissa dokument och redovisningar av ren vana, även fast de egentligen inte har skyldighet till det. Är det så att de överväger att byta bolagsform finns också andra regler och omständigheter som du måste ta del av. Detta eftersom olika bolagsformer fungerar på olika sätt vad gäller allt från krav på revisor till möjligheter att göra skatteavdrag.
I korthet handlar det alltså om att:
- Ha koll på vilka krav ditt företag har gällande bokföring och revision
- Välja den bolagsform som är ekonomiskt bäst för företaget, men som också gynnar verksamheten
En annan rekommendation är att du dessutom bekantar dig med vilka typer av avdrag företaget har rätt att göra. Det kan du göra hos Skatteverket. Genom att ha koll på vilka avdrag du har rätt till kan du i det stora hela öka företagets omsättning även fast det inte är åtgärder som självständigt sänker kostnaderna för bokföring.
Räkna ut om du tjänar på att göra delar av bokföringen själv
När du väl har en bättre bild av hur företagets ekonomi ser ut som helhet och även över vilka krav just ditt företag har gällande bokföring och revision finns det flera saker du kan göra för att sänka kostnaderna. Du kan ha fördel av att följa de här punkterna om målet är att hitta ett billigare alternativ till företagets redovisning:
- Kartlägg vilka delar av bokföringen som outsourcas till bokföringshjälpen
I många fall finns det enkla saker du kan göra själv utan att det tar för lång tid och därmed också utan att påverka verksamhetens ekonomi. Längre ner i den här guiden kommer vi gå in på konkreta exempel på saker du kan göra. - Fundera på om de kostnader företaget har för sin redovisningskonsult faktiskt är relevanta.
Många företag lägger över för stor del av bokföringen och revisionen på en extern aktör, vilket naturligtvis ökar kostnaderna för företaget. Genom att se över vad som är nödvändigt och inte går det att sänka kostnaderna.
Förbered alla dokument på rätt sätt
De flesta aktiebolagen har ett kalenderår som sitt räkenskapsår. Det innebär att ett räkenskapsår sträcker sig från januari till december. En årsredovisning ska alltid lämnas in senast sex månader efter att räkenskapsåret är över. Det innebär att våren är den period då de flesta redovisningskonsulter har som mest att göra.
Här kan du tänka på att det finns mängder av saker du konkret kan göra för att göra den bokföringshjälp och revisionshjälp företaget behöver ännu billigare. I grund och botten handlar det om att minska den tidsåtgång som krävs för att företagets papper ska vara i sin ordning.
Effektivisera redovisningskonsultens och revisorns arbete
Innan revisorn ska göra sin granskning kan du med relativt enkla medel minimera antalet timmar hen kommer behöva lägga ner på arbetet. Det första du kan göra är att färdigställa hela bokslutet. Sådana frågeställningar som inte är helt klara kan du stämma av med redovisningskonsulten eller revisorn i god tid innan det är dags för själva revisionen. Om du har gjort det kommer det vara betydligt enklare att komma igång med revisionen. Se till att allting är klart och att allt som behövs finns med och är dokumenterat på ett tydligt sätt.
Här är det förstås viktigt att hålla redovisningskonsulten och revisorn separerade. En redovisningskonsult är den som har hand om företagets löpande bokföring. Råder det några oklarheter kring allt sådant är det således just redovisningskonsulten som kan hjälpa till. När denne sedan har gjort årsbokslutet är det dags för revisionen.
Det du och företagets redovisningskonsult kan göra är också att:
- Värdesätta en bra dokumentation
Ju tydligare dokumentation som finns desto lättare kommer det vara att genomföra en revision. Se till att redovisningskonsulten har tillgång till alla bilagor och underlag som behövs för att förbereda inför revisionen. Inför revisionen är det många revisorer som uppskattar om all dokumentation dessutom går att komma åt digitalt. - Ha en löpande kontakt med revisorn
Tänk inte att revisorn endast finns till när verksamhetsåret är över och det är dags för revision. Redovisningskonsulten och revisorn kan arbeta tillsammans även under året och om det är möjligt att uppdatera företagets revisor om vad som händer under året är det senare enklare för denne att göra ett snabbt och bra jobb. En grundorsak till det här är helt enkelt att ju större insikt man har i ett företag, desto lättare är det att förstå vad alla dokument betyder.
Anlita en redovisningskonsult som arbetar på distans
Många företag som vill sänka sina kostnader för bokföring och revision har en redovisningskonsult som arbetar på plats. Det här har dock kommit att ändras i mångt och mycket de senaste åren när internet har tagit en allt större plats i de flesta branschers dagliga verksamhet. Det innebär att det kan vara värt att överväga att anlita en redovisningskonsult som arbetar på distans om man vill sänka kostnaderna i företaget.
En stor fördel med att välja en redovisningskonsult som arbetar på distans är att företaget inte behöver stå för kostnader för en fast kontorsplats. All dokumentation och kontokontroll kan ske digitalt och med rätt konsult kommer arbetet också löpa smidigare.
En annan fördel med att välja en redovisningskonsult som arbetar på distans är att du inte är bunden till att välja någon som är bosatt på samma ort som företaget finns. Det innebär att du kan anlita någon som faktiskt är expert inom just ditt företags verksamhetsområde. Du kan alltså välja den person som är bäst för företaget utifrån dennes kompetenser snarare än att behöva utgå utifrån vilken ort personen finns placerad på.
Begär offerter för redovisningskonsulter
Vill du sänka kostnaderna för bokföring och revision? Då gör du helt rätt i att vända dig till oss på Synega. Detta eftersom vi vet att det finns ett stort behov med transparenta arbetssätt, lägre kostnader och en utökad smidighet.
Vi vet att våra tjänster är det enklaste sättet för dig som vill sänka företagets kostnader för bokföring och revision. Hos oss bestämmer du alltid själv vad du behöver hjälp med och i vilken omfattning. Resten tar våra redovisningskonsulter hand om. Du kan antingen abonnera på tjänster eller betala per kvitton eller åtgången tid. På det sättet får både du och ditt företag en betydligt bättre översikt av era utgifter för bokföring och revision och undkommer onödiga överraskningar.
