Bokföringen är något man måste avsätta tid för, oavsett om man har en enskild firma eller ett aktiebolag. Hur bokföringen ska upprättas är någonting som är reglerat i lagen. Det är bokföringslagen som styr hur och vad det är man ska bokföra. Om man har en enskild firma och vill göra bokföringen så enkel som möjligt för sig själv finns det flera saker man ska tänka på. Vi kommer gå igenom några konkreta tips på vad som gör bokföringen mer effektiv att utföra så att alla näringsidkare kan lägga sin tid på det som de är bäst på – att utveckla och driva sin verksamhet.
Använd ett bokföringsprogram
Något som underlättar arbetet med löpande bokföring märkbart är att använda ett bokföringsprogram. Det finns många olika programvaror och leverantörer att välja bland. Bokföringsprogram finns både som kostnadsfria varianter och som programvara man betalar en summa för. Vanligt är att man betalar en summa per månad för att använda programmet.
Om man inte har så många transaktioner kan man ofta klara sig bra med ett kostnadsfritt bokföringsprogram. Har man däremot en större omsättning, eller om man funderar på att expandera verksamheten och exempelvis har många kunder i andra länder eller på något annat sätt har mer krävande verksamhet, kan det vara bättre att investera ett månatligt belopp på ett kostnadsbelagt bokföringsprogram. Något man ska tänka på när man väljer bokföringsprogram är att om man köper ett sådant så får man ofta också tillgång till en kundtjänst. De som arbetar på supporten är experter på den specifika programvaran och kan därmed ge svar på frågor som rör hur bokföringen ska föras in i programmet. Det är inte riktigt lika vanligt att kostnadsfria bokföringsprogram har en gratis support.
När man väljer bokföringsprogram ska man fundera över:
- Onlinebaserat eller nedladdningsbar programvara
Det finns många bokföringsprogram som är online. Det betyder att man kan göra bokföringen var man än är, antingen på kontoret, hemma eller på affärsresa. Det enda man behöver är en dator eller mobiltelefon med internetuppkoppling. En stor fördel med sådan här programvara är att man inte riskerar att förlora sin bokföring om hårddisken skulle gå sönder eller om datorn blir stulen. Alla ens uppgifter lagras också på säkra servrar.
- Integrering av bokföringsprogrammet med företagets bankkonton
I en del bokföringsprogram kan man integrera hela programvaran med företagets konton. Om man gör det så kommer bokföringsprogrammet registrera alla ingående och utgående transaktioner på kontot. Det man behöver göra för att bokföra händelserna är att godkänna dem och se så att de kategoriseras rätt.
Som du säkert kan räkna ut är det här någonting som sparar stora mängder tid. Möjligheten att integrera programmet med konton och därmed skapa flera automatiserade processer är därför absolut någonting man ska överväga när man letar efter ett passande bokföringsprogram.
- Rapporter och underlag
I en del bokföringsprogram kan man skapa automatiska rapporter, exempelvis för momsredovisningen eller för deklarationen. Att välja ett bokföringsprogram som automatiskt tar fram rapporter man kan behöva för olika ändamål kommer bespara en tid.
- Lönehantering
Har du anställda? Leta då efter ett bokföringsprogram som har integrerad lönehantering och som låter dig skapa och skicka lönebesked till dina anställda direkt i programvaran. På så sätt har du allting sparat på en och samma plats för bokföringen.
- Fakturering
Har du ett separat fakturaprogram eller vill du kunna skapa och skicka fakturor i bokföringsprogrammet? En stor fördel med att göra det direkt i programmet är att verifikationerna kan sparas per automatik, och att man dessutom kan föra in fakturorna i bokföringen mycket enklare.
I vissa bokföringsprogram kan du till och med skicka fakturan direkt till kunden, exempelvis via mail. I andra program får du spara ner fakturan och sedan skicka den till kunden på det sätt som ni har kommit överens om. Ju mer automatiserade processer du kan få till i bokföringsprogrammet desto enklare kommer bokföringen vara. Det gäller inte bara fakturering utan alla delar som har med bokföringen att göra.
Bokföringsmetoder i enskild firma
Det finns två olika bokföringsmetoder man kan använda sig av i en enskild firma. Den huvudsakliga metoden man använder för bokföring kallas för fakturametoden. Den andra metoden kallas för kontantmetoden. Den sistnämnda, alltså kontantmetoden, kan företag som har en omsättning på som mest tre miljoner kronor använda sig av. Många mindre enskilda firmor väljer att använda sig av kontantmetoden för den är mindre omfattande än vad fakturametoden är. Den största fördelen med fakturametoden är istället att man har en mycket bättre insyn i vilken ställning företaget har under givna tidpunkter och datum under räkenskapsårets gång.
Fakturametoden innebär att man bokför sina fakturor när de är utställda eller när företaget tar emot dem från en leverantör. När fakturan sedan blir betald av kunden som man skickat den till eller när företaget betalar en faktura man har fått, så gör man ytterligare en bokföring av den fakturan. Med andra ord kommer varje faktura bokföras två gånger.
Om man bokför enligt kontantmetoden så bokför man alla fakturor en enda gång. Då bokför man dem antingen när kunden betalar, eller när man betalar en faktura man har fått. Det är alltså lite mindre omfattande att bokföra enligt kontantmetoden.
Löpande bokföring – ett arbete som pågår hela året
Den löpande bokföringen är någonting som pågår under hela året. Det är inte bara för att man ska ha en bättre översikt över ställningen i företaget som man gör det, utan det krävs faktiskt också enligt lagen. Alla affärshändelser ska bokföras skyndsamt, och om det gäller kontanta in- eller utbetalningar ska de föras in i den löpande bokföringen senast nästkommande vardag. Man underlättar för sig själv som företagare om man har ett bra system för hur man gör sin bokföring. Det kan exempelvis handla om att man avsätter någon timme varje vecka på en bestämd veckodag för att upprätta bokföringen. Om man har det som system för sig själv så blir bokföringen en självklar del man kan ta med i planeringen av sin tid.
Mycket av bokföringen handlar om att skapa rutiner och system för sig själv. Det gäller inte bara när man gör själva bokföringen utan också för hur man sparar verifikationer. I grund och botten så gör man bokföringen enkel genom att planera den, och också genom att avsätta tid för den på regelbunden basis. Det kanske inte är det mest roliga man gör som företagare, men det är nödvändigt. Ju bättre man planerar arbetet med redovisningen, desto snabbare kommer det också gå att göra den och det kommer också vara mycket enklare om man har en struktur för arbetet.
Sortera verifikationer i datumordning
Alla affärshändelser som man för in i bokföringen ska ha en verifikation. Det ska vara någon form av dokument som styrker att ett inköp eller en betalning har gjorts. Det kan till exempelvis handla om en faktura eller ett kvitto. Man ska sortera alla verifikationer i datumordning. Beroende på vilken slags bokföringsmetod man använder sig av kan man sortera dem på två olika sätt.
Om man använder den huvudsakliga metoden, alltså fakturametoden, så behöver man ha två olika slags sorteringssystem för alla verifikationer. Först ska man sortera alla inkomna och skickade fakturor på en plats när man skickat dem eller tagit emot dem. De ska sorteras i datumordning. När en faktura sedan betalas eller blir betald, och man alltså gör en ny bokföring av samma faktura, så ska man flytta över den verifikationen till en annan plats. Har man sina fakturor fysiskt så är det att rekommendera att man har två pärmar. Om man sparar sina verifikationer digitalt kan man istället använda sig av två mappar antingen i datorn eller i bokföringsprogrammet. Huvudsaken är att man vet var verifikationerna ligger och vad det betyder att de finns i en viss mapp.
Om man bokför enligt kontantmetoden så räcker det med att ha en mapp där man sparar alla verifikationer. Även de ska sparas i datumordning så att man enkelt kan koppla dem samman med rätt post i bokföringen.
Planera hela årets redovisning
När ett nytt räkenskapsår inleds ska man som företagare ta tid och planera hela årets redovisning. Redovisning är inte bara den löpande bokföringen, utan den är endast en del av hela redovisningen. Den löpande bokföringen ska ju skötas kontinuerligt under året som vi varit inne på. Men, det finns också andra saker man måste känna till som företagare. Det kan exempelvis gälla momsredovisning och periodiska sammanställningar.
Ett tips för att göra det överskådligt är att i början av räkenskapsåret faktiskt sätta sig ner och planera för allt som måste göras gällande redovisningen under det kommande året. Då är risken mindre för att man glömmer bort någonting eller missar ett slutdatum. Lämnar man in vissa rapporter för sent kan man bli tvungen att betala förseningsavgifter, så därför är det viktigt att veta vad som ska göras när.
Bokföra själv eller anlita en redovisningskonsult?
Om man vill göra bokföringen så enkel som det bara är möjligt finns det en enkel lösning. Det är att inte göra den själv utan att anlita en redovisningskonsult som sköter hela bokföringen åt en. Man kan anlita en redovisningskonsult för att göra hela redovisningen, det vill säga allt från löpande bokföring till momsrapportering, deklarationer och bokslut. Det går också att anlita en redovisningskonsult bara för vissa delar av arbetet, exempelvis den löpande bokföringen. Vad man vill ha hjälp med kan man alltså avgöra själv, och därefter letar man efter en redovisningskonsult som kan ta hand om de delarna av arbetet åt en.
När man anlitar en redovisningskonsult får man betala en viss kostnad för dennes tjänster. Redovisningskonsulter kan debitera olika mycket så därför gör man rätt i att ta kontakt med flera byråer eller konsulter för att begära prisuppgifter. När man ska välja vem man vill samarbeta med kan det vara lönt att fundera över om det är så att ens företag skulle vara förtjänt av att anlita en som kan den specifika branschen som företaget verkar inom. Sådana redovisningskonsulter kan ha expertiskompetens och känna till branschspecifika regler och avdrag man kan ha rätt att göra.
