bokföringsbyrå

Bokföringsbyrå: Allt du behöver veta

Alla företag måste göra redovisning. Det är den som ger en inblick i räkenskaperna, samtidigt som det också är lagstadgat hur den ska göras och vad den ska innehålla. Att behöva upprätta redovisningen helt själv som företagare kan kräva mycket tid. Därför är det många som väljer att outsourca arbetet till en extern byrå, en så kallad bokföringsbyrå. I den här texten kommer vi berätta mer om vad en bokföringsbyrå gör och hur de kan hjälpa företagare.

Vad är en bokföringsbyrå?

En bokföringsbyrå är ett företag som erbjuder tjänster inom redovisning till andra företag. Redovisning omfattar flera områden, och det är alltså de sakerna som en bokföringsbyrå kan hjälpa till med. En bokföringsbyrå kan också kallas för redovisningsbyrå. Oavsett vilket begrepp man använder är tjänsterna likvärdiga. 

Ibland händer det att man blandar ihop en bokförings- eller redovisningsbyrå med en revisionsbyrå. Det är inte riktigt eftersom de här företagen gör helt olika saker. Visserligen arbetar båda med tjänster inom ekonomi, men syftet med uppdragen är olika. En bokföringsbyrå har till uppgift att ta hand om det praktiska och löpande arbetet med redovisningen medan en revisionsbyrå i sin tur granskar redovisningen. 

Vad gör en redovisningsbyrå?

På en redovisningsbyrå erbjuder man som nämnt tjänster inom just redovisning. Eftersom redovisning är ett stort begrepp kommer vi gå närmare in på olika tjänster som en bokföringsbyrå, eller redovisningsbyrå, kan ha. Några av de uppgifter man kan anlita en bokföringsbyrå för är bland annat:

  • Löpande bokföring
  • Lönehantering
  • Bokslut
  • Årsredovisning
  • Fakturor
  • Deklarationer
  • Momsregistrering

När ett företag anlitar en bokföringsbyrå kan man komma överens sinsemellan om vilka uppgifter byrån ska göra. En del företag föredrar att göra en del saker själva, medan andra vill överlåta allt som rör redovisningen till en annan aktör. Om bokföringsbyrån gör hela redovisningen å företagets vägnar är det också de som kommer spara alla dokument som är nödvändiga och föra in det som behövs i rätt ekonomisystem. Ofta använder man numera ett digitalt bokföringsprogram eftersom det är betydligt mycket mer praktiskt än att ha allting till pappers. Det blir också lättare för företaget i fråga att kontrollera bokföringen när den finns digitalt.

Vad är en auktoriserad bokföringsbyrå?

De som arbetar på en bokföringsbyrå är redovisningskonsulter. En redovisningskonsult är en person som har tillräckligt mycket kunskap inom området för att utföra de uppgifter som ingår i redovisning. En redovisningskonsult kan vara auktoriserad. Att välja en auktoriserad redovisningsbyrå är alltid en trygghet eftersom det är en garanti för att de som gör redovisningen faktiskt har rätt kompetens för arbetet. 

Det finns två branschorganisationer i Sverige som kan auktorisera redovisningskonsulter. De organisationerna heter Srf och FAR. Om de personer som arbetar på en bokförings- eller redovisningsbyrå är auktoriserade så blir även företaget auktoriserat. På en auktoriserad bokföringsbyrå arbetar således redovisningskonsulter som är auktoriserade. För att få bli auktoriserad behöver en redovisningskonsult både ha erfarenhet och utbildning. 

Det finns också bokföringsbyråer som inte är auktoriserade. Att en byrå inte har en auktorisation innebär inte automatiskt att den är dålig och inte klarar av uppdraget. Men, om du som företag ska välja en redovisningsbyrå som är obekant och om den byrån inte har en auktorisation är det bra att du läser recensioner om företaget för att få en uppfattning om vad deras tidigare kunder har tyckt om deras arbete.

Vem kan driva en bokföringsbyrå?

Det finns egentligen inga regler som bestämmer vem som får starta och driva en bokföringsbyrå. Vem som helst kan i princip göra det. När man arbetar med redovisning behöver man dock arbeta med en så kallad god redovisningssed. Det betyder att man ska följa praxis som finns och att man ska utföra arbetet enligt de bestämmelser som finns i årsredovisnings- och bokföringslagen. 

När behöver man anlita en bokföringsbyrå?

Oavsett hur litet eller stort ett företag är måste bolaget redovisa ekonomin. Det som kan skilja sig åt från företag till företag är hur redovisningen ska upprättas och vad som måste lämnas in till Bolagsverket. Exempelvis måste företag som överstiger en viss storlek skicka in årsredovisningen till Bolagsverket, men det behöver inte mindre företag göra.

Företag som inte vill göra redovisningen själva behöver anlita en bokföringsbyrå. Det är egentligen inte storleken på företaget som avgör om man behöver en bokföringsbyrå, utan snarare hur mycket tid man är villig att själv avsätta på redovisningen. Den tid en företagare behöver lägga ner på redovisningen är ju tid som själva verksamheten förlorar. Därför är det både stora aktiebolag och enskilda firmor som väljer att anlita bokföringsbyråer.

Ansvaret för att bokföringen är korrekt

Som företagare är det viktigt att känna till vem som bär ansvaret för att det som står i redovisningen är sanningsenligt. Om någonting skulle vara fel är det alltid på företagets ansvar. Det gäller alltså också när en redovisningskonsult har gjort redovisningen. Det är alltid företaget som är ansvarigt och därför ska man kontrollera bokföringen som har gjorts av byrån man arbetar med. 

Att företaget har det slutgiltiga ansvaret beror på att man kort och gott är skyldig att hantera ekonomin på ett korrekt sätt. Det går inte att undkomma även fast man anlitar en bokföringsbyrå. Eftersom man har sådana skyldigheter så är det viktigt att man är noga i valet av bokföringsbyrå så att man kan vara säker på att redovisningen upprättas i enlighet med alla gällande bestämmelser. 

Löpande kommunikation underlättar för alla parter

Företag som överlåter redovisningen åt en bokföringsbyrå får ut allra mest av tjänsterna om man är noga med att ha en löpande dialog med redovisningskonsulten. Att ha en kontinuerlig dialog kommer göra att det är lättare för konsulten att göra sitt arbete, samtidigt som det kommer ge mer information och kännedom om ekonomin åt företaget. 

Fördelar med att ha en bra bokföringsbyrå

Det finns väldigt många fördelar med att anlita en bokföringsbyrå. Inte minst är det ett sätt för ett företag att vara säker på att bokföringen upprättas enligt de regler som finns. Det kommer också underlätta för företaget att verkligen kunna göra de avdrag man har rätt till när man driver ett bolag. Om man själv inte till 100 % vet vilka regler som gäller så är det lätt hänt att man kan missa sådant som kan vara fördelaktigt för företaget och öka vinsten, och det är något en redovisningskonsult kan hjälpa till med.

En bra bokföringsbyrå kommer dessutom göra att företaget har en chans att faktiskt fokusera på det allra viktigaste, nämligen själva verksamheten. Det finns mer tid till att testa och utveckla nya idéer eller produkter, vilket kommer vara gynnande för företaget på sikt.

Så kan du välja rätt bokföringsbyrå

När du ska välja bokföringsbyrå är det många saker du ska tänka på för att kunna välja rätt. Här nedanför listar vi några punkter som du kan utgå från för att göra valet lite enklare och för att hitta den byrå som är allra bäst för ditt företag.

Byrå lokalt eller på distans?

Det finns två val när det kommer till bokföringsbyråer. Antingen kan man välja att anlita en byrå som finns på samma ort som företaget verkar, eller också kan man välja en byrå som arbetar på distans. Vad som är att föredra går inte att säga på rak arm utan handlar om vad man känner sig mest bekväm med. En fördel med att ha en lokal byrå är att samarbetet kommer kännas närmare, medan en fördel med att välja en byrå som arbetar på distans är att det kan vara smidigt med all informationsöverföring och att priset kan bli lite lägre. 

Välj en byrå som främjar utveckling

Det är alltid fördelaktigt att välja en bokföringsbyrå som du kan ha ett långt samarbete med. Långvariga relationer gör det enklare att skapa en stabil grund och därmed också förutsättningar för att utvecklas och expandera. Tänk på att välja en bokföringsbyrå som både kan erbjuda de tjänster ni behöver i dag och sådana tjänster ni kan komma att tänkas behöva ifall företaget växer. 

Att byta redovisningskonsult för ofta är inte bra eftersom det betyder att en ny konsult måste sätta sig in i företagets verksamhet. Sådant tar tid. Därför är det bättre att ha som mål att hitta en bokföringsbyrå ni vill ha ett längre samarbete med. 

Rekommendationer och recensioner

Om du har kontakt med andra företag av liknande art som ditt eget kan du be dem om tips på bra bokföringsbyråer. Det är alltid en bra idé att be om rekommendationer och att också läsa recensioner om bolagen innan du väljer vem du ska anlita. 

Tjänster och service

Jämför flera byråer mot varandra och se till vilka tjänster de erbjuder och vilken service de har. Saker att ta i beaktande här är exempelvis vad som händer om redovisningskonsulten som arbetar med företaget blir sjuk eller har semester, finns det då ersättare eller kommer företaget hamna i en svår situation?

Diskutera dylika saker med den byrå du överväger att anlita och säkerställ att det finns en reservplan ifall någonting skulle hända. Begär att byrån presenterar ett upplägg kring hur de hanterar sådana situationer.

Budget

Att anlita en bokföringsbyrå kostar pengar. Men, att det kostar är faktiskt någonting man ska se som en investering eftersom det kommer ge så mycket tillbaka till företaget. Begär offerter från flera revisionsbyråer och jämför dem med varandra. Titta inte bara på priset utan även på vilken service och vilka tjänster som ingår. När du har en bättre överblick över vad du får för pengarna du betalar är det lättare att besluta vilken byrå som är det bästa valet.